​Онлайн вам в кассу
Настроить новую кассу не так уж просто, но потом она может реально помочь вашему бизнесу
Фото: Fotolia/phonlamaiphoto

Закон о переходе на онлайн-кассы наделал на рынке много шума: все предприниматели, от крупных сетей до сельских магазинчиков, теперь должны работать на новом фискальном оборудовании. Банки.ру объясняет, как не попасться на уловки мошенников и правильно подключить контрольно-кассовую технику.

Не боль, а помощник

На сегодняшний день в ФНС передается несколько сотен миллионов чеков в день и в общей сложности передано уже более 10 млрд чеков.

Реформа проходит в два этапа: до 1 июля нынешнего года установить новую технику должны были все те, кто использовал кассы и раньше. У предпринимателей на ЕНВД и патенте, которые раньше обходились без фискальной техники, есть время до июля 2018 года.

По задумке правительства, изменения должны упростить контроль за продажами и обелить рынок розничной торговли. Многих бизнесменов закон застал врасплох: затраты на замену техники составляли десятки тысяч рублей, за фискальными регистраторами выстраивались очереди, а продавцы не знали, как обращаться с новыми кассами.

Впрочем, если подойти к вопросу серьезно, онлайн-кассу действительно можно превратить из головной боли в эффективного бизнес-помощника. Благодаря закону предприниматель теперь может видеть статистику продаж, активность кассиров, точки в целом, минимальную бизнес-аналитику, получать интеграцию с бухгалтерскими, складскими и CRM-системами.

Как сэкономить на онлайн-кассах

Не секрет, что переход на контрольно-кассовую технику сильно ударил по бизнесу, так как покупка кассы обходится минимум в 35 тыс. рублей. Для малого и среднего бизнеса это серьезная нагрузка.

К счастью, Федеральная налоговая служба (ФНС) официально разрешила участникам рынка контрольно-кассовой техники предлагать свою продукцию бизнесу в аренду. Она позволит быстрее выполнять требования нового закона 54-ФЗ, а также получить решения под ключ стоимостью всего около 3 тыс. рублей в месяц.

Например, компания «Атол», производитель контрольно-кассовых решений для предприятий торговли, еще в мае 2017 года запустила «Атол Онлайн», сервис по аренде онлайн-касс для интернет-магазинов.

«Сервис позволяет регистрировать расчеты в Интернете с использованием электронного средства платежа (банковские карты, электронные платежные кошельки), формировать фискальные документы в кассе непосредственно в момент расчета и отправлять их оператору фискальных данных. Клиентом «Атол Онлайн» может быть любое предприятие, принимающее оплату через Интернет: онлайн-магазины; ретейлеры, продающие электронный контент; билетные сервисы; телекоммуникационные операторы; хостинговые и другие компании», — комментирует руководитель бизнес-проекта «Атол Онлайн» Юлия Носова.

К сожалению, взять кассу в аренду могут только компании, принимающие оплату в Интернете. Предприятиям, работающим в офлайне, придется справляться своими силами.

Выбираем кассу: как не ошибиться

На первых этапах реализации реформы вопрос, какую кассу выбрать, в принципе не стоял: за основным рабочим элементом новой техники — фискальным регистратором очереди растягивались на многие месяцы. К середине лета ситуация стабилизировалась: правительство пообещало давать отсрочку, если владелец торговой точки уже заключил договор на поставку. Ажиотаж спал.

Смерть с кассой

С 1 июля 2017 года организации и индивидуальные предприниматели с упрощенной системой налогообложения обязаны перейти на новую систему применения контрольно-кассовой техники. Как выяснил Банки.ру, в погоне за упрощением государству удалось серьезно усложнить жизнь малому бизнесу.

Сейчас те, кто еще не установил новое оборудование — а это в основном предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения, которые могут осуществить переход на онлайн-кассы до 1 июля следующего года, — могут спокойно выбрать наиболее комфортный для себя вид фискальной техники.

Во-первых, нужно обратить внимание на то, есть ли выбранная модель в реестре разрешенной техники Федеральной налоговой службы. Именно реестр в онлайн-режиме передает данные о пробитых чеках операторам фискальных данных, а те передают их в ФНС. Без этого устройства касса не может работать по закону, а нарушителей будут карать штрафами в размере от 10 тыс. до 30 тыс. рублей.

Во-вторых, стоит присмотреться к цене кассы: многие недобросовестные продавцы в момент ажиотажного спроса пытаются спекулировать на этом и поднимают цены до небес. Сейчас онлайн-кассу можно приобрести за 15—50 тыс. рублей в зависимости от модели и функционала.

В-третьих, кассовый аппарат лучше подбирать с учетом специфики и размера бизнеса. Для стационарной торговли, ресторанов, салонов красоты и т. п. подойдут стационарные кассы. А вот интернет-магазинам и курьерским службам лучше обзавестись переносными мобильными кассами. Кроме того, фискальную технику следует проверить на совместимость с системой учета, на которой работает бизнес, — например, если вся отчетность компании ведется в 1С, нужно уточнить у производителя, интегрируется ли их касса с этой системой.

Купить и установить: тонкости процесса

Чтобы касса работала максимально правильно и эффективно, ограничиться покупкой лишь фискального аппарата не получится. Нужно пройти несколько дополнительных шагов.

1. Купить кассовый аппарат. Предложений на рынке довольно много, поэтому подобрать аппарат в соответствии с масштабом бизнеса и спецификой его работы не составит труда. Опять же не забываем, что касса обязательно должна быть оснащена фискальным накопителем, а в коробке должен лежать паспорт кассового аппарата.

2. Заключить договор с ОФД. Оператор фискальных данных — очень важное звено в новой цепочке «предприниматель — налоговая». Именно он собирает данные о выданных чеках с кассовых аппаратов и передает их в ФНС в режиме реального времени. Список официально работающих операторов есть на сайте ФНС — всего их 12. Они предоставляют идентичный уровень сервиса и схожие тарифы. В среднем услуги ОФД обойдутся предпринимателям в 3 тыс. рублей в год за одну единицу техники. Оплатив эту сумму и получив договор в электронном виде, нужно зарегистрировать кассу в системе ОФД: ввести номер кассы (указан на корпусе) и фискального накопителя (в коробке от кассы). После регистрации ОФД высылает параметры доступа, они пригодятся, чтобы зарегистрировать кассу в налоговой. Это следующий шаг.

3. Регистрация в ФНС. Если предприниматель является счастливым обладателем электронной подписи (которую принимает ФНС), этот этап заметно упрощается. В таком случае все можно сделать онлайн: зайти в личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru и ввести необходимые данные (название компании, ИНН, адрес установки кассы, модель и заводской номер кассы, форма приема средств — наличный, безналичный расчет или оба варианта, оператор фискальных данных, с которым заключен договор, номер фискального накопителя). Если электронной подписи нет, придется съездить в ФНС — отвезти первичное заявление на регистрацию, заявление после фискализации кассы и получить регистрационную карту кассы. Или купить электронную подпись за 3 тыс. рублей в год и спать спокойно. Эта же подпись вам в дальнейшем пригодится при взаимодействии со многими государственными органами. После успешной регистрации предприниматель получает карту кассы с ее регистрационным номером.

4. Фискализация кассы. Этот этап нужен, чтобы получить от ФНС и ОФД финальное подтверждение того, что касса работает правильно и без перебоев будет передавать всю необходимую информацию в налоговую. Кассовый аппарат нужно достать из коробки и подключить к компьютеру, затем установить драйверы, которые также должны быть в комплекте с кассой. Касса попросит ввести номер фискального накопителя и номер кассы, адрес установки кассы, указать систему налогообложения и параметры доступа к оператору фискальных данных (те самые, которые ОФД выдавал при регистрации). Если все пройдет успешно, касса напечатает первый чек — отчет о фискализации. Помните, что касса должна иметь стабильное подключение к Интернету. Иначе финальная регистрация в налоговой может сорваться.

5. Подключение кассы к интернет-магазину. Этот пункт актуален для тех предпринимателей, которые продают свои товары онлайн, через интернет-магазин. Процесс сильно зависит от модели кассы и программного обеспечения, на котором оно работает.

Для понимания приведем пример интеграции с аппаратом от «МодульКассы».

При включении касса автоматически подключится к Интернету и приложению «МодульКасса». Приложение попросит настроить учетную запись и создаст идентификатор точки продаж (привяжет сайт к торговой точке). Чтобы настроить интернет-магазин на работу с сервисом и физической кассой, нужно ввести в соответствующие поля приложения уже знакомые модель кассы, ее заводской номер и номер фискального накопителя. Чтобы настроить оплату банковскими картами, нужно выбрать в выпадающем списке платежную систему, которой пользуется интернет-магазин, и поставить галочку в графе «Разрешить печать чеков».

Чтобы проверить, все ли работает, можно купить у самого себя тестовый товар за любую сумму. Если касса выдаст бумажный чек с QR-кодом, а на почту придет его электронная версия — можно откупоривать шампанское: онлайн-касса подключена.

Лайфхак: как упростить работу с новой техникой

Сколько бы законодатели ни говорили о том, что онлайн-кассы — это простое и логичное решение для бизнеса, приспособиться к работе на новой технике не так-то легко. Есть несколько хитростей, которые упростят этот процесс.

1. Начнем с того, что еще не все предприниматели перешли на онлайн-кассы — те, кто работает на ЕНВД и патентной системе налогообложения, попадают во вторую волну реформы и обязаны установить новые кассы до 1 июля 2018 года. У них еще есть время подготовиться и выбрать подходящий вариант фискальной техники. Кроме того, эти же компании по закону имеют право получить налоговый вычет — частичную компенсацию затрат на новое оборудование. Для этого нужно установить кассу в срок с 1 июля 2017 года по 1 июля 2018 года и подать соответствующее заявление в ФНС. Размер компенсации составит 18 тыс. рублей.

2. Многие производители и дистрибьюторы касс начали предлагать готовое решение — касса плюс заключение договора с ОФД. Такой коробочный продукт помогает сэкономить не только время на поиск и выбор подходящего оператора фискальных данных, но и деньги: и сама касса, и услуги ОФД обойдутся в этом случае чуть дешевле.

3. Пожалуй, больше всего проблем в связи с переходом на онлайн-кассы свалилось на владельцев интернет-магазинов, многие из которых до вступления закона в силу могли вообще работать без фискальной техники. Владельцы таких магазинов недоумевали: как вообще можно пробить чек онлайн, когда покупатель оплачивает покупку через сайт? Эту проблему решает мобильная касса — компактное оборудование со встроенной операционной системой. Она представляет собой планшет с уже установленным приложением для работы кассы, фискальным принтером для печати бумажных чеков, сканером и мощной батареей. Такая касса передает данные об онлайн-покупке в приложение, формирует электронный чек, который отправляется покупателю на почту, и бумажный — для отчетности. Ее можно переносить с места на место и, например, вручить курьерам, которые будут пробивать бумажные чеки при встрече с покупателем.

Тетрадка не расскажет о том, о чем может рассказать касса

4. Многие воспринимают 54-ФЗ как серьезное испытание для малого бизнеса и очередное обременение от государства. На самом деле новые правила могут существенно облегчить работу предпринимателей и вывести бизнес на новый уровень. Страшно представить, но некоторые бизнесмены, особенно в регионах, ведут отчетность не то что в Excel — в обычных тетрадках, которые могут потеряться, сгореть, намокнуть. Проанализировать, почему в этом месяце выручка больше, а в другом — меньше, какие позиции товара наиболее популярны, выстроить эффективную систему управления — совершенно невозможно. А если ваши продавцы воруют? Тетрадка об этом не расскажет. Онлайн-кассы — это горькая, но целебная пилюля для бизнеса, которая заставит предпринимателей трезво взглянуть на положение дел в их бизнесе и вывести его на новый уровень развития.

5. Данные, которые будут собирать онлайн-кассы, может использовать не только налоговая, но и сам предприниматель. Ведь, выдавая онлайн-чеки, компания получает номера телефонов и электронные адреса своих клиентов — золотая информация, ключ к истории покупок клиента. Благодаря ей можно готовить индивидуальные предложения для клиентов, рассылать актуальную информацию о новинках и привязать к себе клиента без всяких программ лояльности.

FAQ — наиболее частые вопросы о работе с кассой

Инструкции — это хорошо, но часто в процессе работы с новыми кассами возникают нештатные ситуации. Куда бежать, если касса сломалась? Нужно ли закрывать магазин, если завис Интернет? Кто виноват и что делать? Отвечаем на самые часто встречающиеся вопросы об онлайн-кассах.

1. Какой чек теперь отдавать клиенту — бумажный или электронный? Обязан ли покупатель предоставить телефон и адрес почты, чтобы получить чек?

Силу имеют оба вида чеков. Если клиент оплатил товар или услугу банковской картой на сайте, ему нужно выслать электронный чек — на почту или по СМС. Эти данные он, по идее, предоставляет в процессе оформления заказа. Бумажный чек в таком случае не нужен.

При оплате наличными или картой в офлайн-магазине бумажный чек нужно выдавать всегда, электронный — по требованию покупателя и при наличии технической возможности это сделать. Дело в том, что по новым правилам продавец обязан спросить покупателя, хочет ли он получить электронный чек. Если ответ положительный, то клиент должен предоставить адрес почты или телефон, на который и приходит электронный чек. Так что предоставлять эти данные или нет — выбор покупателя.

2. Что будет, если ночью отключится Интернет и касса не сможет выбить чек? Могу ли я работать дальше или стоит закрыть магазин, пока сигнал не восстановится?

Ничего страшного не случится. Данные отправятся в ФНС, как только восстановится связь. Правда, наладить сигнал нужно не позднее чем через месяц после отключения: если касса не будет передавать данные в ФНС в течение 30 дней, то фискальный накопитель автоматически заблокируется и кассу можно будет выбросить. Есть и исключения: налоговая разрешила ИП и компаниям на Крайнем Севере и в других труднодоступных местах, где есть проблемы с Интернетом, работать с кассой без подключения к Сети. Список таких населенных пунктов нужно уточнить в администрации области или края.

Наладить сигнал нужно не позднее чем через месяц после отключения: если касса не будет передавать данные в ФНС в течение 30 дней, то фискальный накопитель автоматически заблокируется и кассу можно будет выбросить.

3. Как вести учет по кассе?

Если у вас розничный магазин, действовать нужно следующим образом (процесс описан на примере работы с «МодульКассой»):

* откройте смену до первого платежа;

* если нужно забрать деньги в течение рабочего дня, в меню кассы выберите «Внесение и выем наличных», укажите сумму;

* закройте смену и снимите Z-отчет не позднее чем через 24 часа после открытия смены.

4. Нужно ли закрывать смену, если в этот день не было платежей? Нужно ли открывать ее, если знаешь, что платежей сегодня не будет?

Не закрыть смену — нарушение, но наказывать за это не будут. Лучше поступить так: снимите Z-отчет и просто закройте смену при первой возможности. Если вы знаете, что сегодня платежей не будет, смену можно не открывать. Если покупатель все же появится, можно запустить кассу прямо при нем. Главное, не забыть закрыть смену не позже чем через 24 часа после начала ее работы.

5. Нужен ли для онлайн-кассы денежный ящик?

Поставить денежный ящик можно, но это необязательно. Налоговая не оштрафует, если держать деньги в сейфе или в ящике стола, но с денежным ящиком удобнее и безопаснее.

6. Нужно ли вести книгу кассира-операциониста?

Нет, вести книгу кассира-операциониста больше не нужно. Все данные фиксируются в личном кабинете кассы на сайте налоговой или в личном кабинете оператора фискальных данных. Теперь можно не хранить бумажные чеки. В любой момент их можно выгрузить из личного кабинета на сайте оператора фискальных данных.

7. Если я получаю оплату за товар/услугу за вычетом комиссии, чек нужно выбивать на изначальную стоимость или на сумму, которую я получаю в итоге?

Чек всегда нужно выбивать на сумму, оплаченную клиентом.

Если оплату через расчетный счет совершает физическое лицо, нужно обязательно провести операцию через онлайн-кассу и выдать чек. При расчете между юридическими лицами онлайн-касса не нужна.

8. Нужно ли после закрытия смены забирать деньги из кассы и везти их в банк?

Раньше после сдачи Z-отчета действительно нужно было забрать все деньги из кассы, отвезти их в банк самому или передать инкассатору. Теперь эта процедура необязательна. Вы можете хранить деньги хоть целый месяц в кассе или сейфе, а можете установить внутренний лимит наличности и отдавать «лишние» деньги в банк.

Чтобы передать наличные в банк, оформите расходный кассовый ордер на сумму выручки, отвезите их в банк сами или через инкассатора. Если банк выдал вам корпоративную карту, можно вносить деньги из кассы на нее. Для этого тоже нужно оформить кассовый ордер. Ордеры нужны для отчета перед налоговой, поэтому не теряйте их и подшивайте в кассовую книгу.

Закон недоделан

В августе 2017 года Минфин дал разъяснения по поводу чеков при безналичных расчетах. В министерстве объяснили, что предприниматели могут не использовать онлайн-кассы при расчетах, которые не попадали под действие закона в прежней редакции. Фактически это означает, что сейчас чеки нужно пробивать только при расчетах наличными или картами.

Электронные кошельки, «Клиент — банк» и квитанции — это электронные средства платежа. Для таких расчетов в законе обнаружилась отсрочка до 1 июля 2018 года.

По мнению юриста судебно-аналитического отдела Heads Consulting Александра Елизарова, из этого объяснения не совсем ясно, насколько императивно данное предписание, то есть может ли чек быть выдан по желанию стороны.

«В случае какого-либо сбоя при движении электронных денежных средств чек являлся одним из доказательств выполненной операции. Тем не менее, поскольку данная система относительно нова, внятная судебная практика пока не сложилась, как не сложилась и четкая законодательная регламентация по данному вопросу. Многим пользователям неясно, когда необходимо использовать онлайн-кассу (например, в случае с интернет-магазинами), а когда без чека можно обойтись. Данные неопределенности и порождают правовые споры, которые подлежат разрешению как в досудебном, так и в судебном порядке», — подчеркивает Елизаров.

Big data в контрольно-кассовых аппаратах

О перспективах и возможностях big data заявляют практически все ОФД. Информация о покупках в магазинах, отражаемая в чеках, — это, по сути, «последняя миля» аналитики потребительского поведения граждан. Ежемесячно — терабайты данных, поступающие в ФНС (один чек весит порядка 2—5 Кб). Колоссальная статистика о ситуации в разных регионах и в целом по стране.

Сегодня мы видим, что один и тот же товар в чеках имеет порой свыше тысячи разных наименований. Например, при анализе чеков только за один день позиция «хлеб белый» имеет 330 наименований.

Операторы фискальных данных получают и обрабатывают эту информацию полностью в обезличенном агрегированном виде, то есть там нет никаких персональных данных граждан. У ОФД есть лишь возможность агрегировать такую информацию по разным параметрам. Тем не менее именно возможность агрегирования данных позволяет решать, в частности, наболевший вопрос о классификации товарных позиций в чеках.

«Сегодня мы видим, что один и тот же товар в чеках имеет порой свыше тысячи разных наименований. Например, при анализе чеков только за один день позиция «хлеб белый» имеет 330 наименований. В их числе встречаются даже такие, как «хлеб белый дешево сердито 380 г». Позиция «спички» — 510 наименований. Встречаются такие названия, как «Спички «Колумб» 40мм, 20шт», BOYSCOUT не гаснут от ветра и влаг», «Спички Спецназ 20 шт. БЕЗ РЕKЛАМЫ». Позиция «соль пищевая» — 132 наименования. Этот товар кто-то даже называет таким образом: «165253 Соль пищевая выварочная йод ъё Ёр 1 ъу ърЁ /яр ър». Позиция «пакет майка» — 2 378 наименований. В числе названий товара — «пакет майка (покупайка) Семья (28*50*13мкм )», «[ЧОпл] пакет майка Виноград на желтом/на синем (уп25)», — рассказывает генеральный директор компании «Платформа ОФД» Алексей Баров.

«Новые возможности ОФД по обработке данных открывают и новые рынки. Этот потенциал еще не так сильно изучен, но очевидно, что эффект будет в связке с различными сервисами и направлениями, которым сейчас дает толчок цифровизация экономики страны», — заключает Баров.

Наталья СТРЕЛЬЦОВА, Banki.ru, Максим МИТУСОВ, руководитель проекта «МодульКасса», для Banki.ru