Объясняем, как посчитать дни отпуска и положенную сумму в разных ситуациях, как вычесть больничные из среднего заработка и в какие дни должны приходить отпускные.
Что такое отпускные
Отпускные — это средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха сотрудника. При этом нерабочие и праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются.
Каждому человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и работодатель обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала, если заявление подано за семь рабочих дней, либо в течение первых трех дней отпуска. Отпускные рассчитывает бухгалтерия, однако знать, по какому принципу происходит расчет, стоит всем.
Отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы — оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда. Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период. Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.
Важно! Отпускные — это не дополнительные деньги. Вы будете отсутствовать на работе в течение нескольких дней или недели, а потому зарплату за эти дни вы не получите. По сути, вам заранее выплачивают зарплату, но вы не работаете в дни отдыха, а отдыхаете.
Когда сотрудник может взять отпуск
Любому сотруднику за полный отработанный год положено 28 дней оплачиваемого отпуска. Человек может разбивать их на части или брать подряд, но одна из частей обязательно должна длиться 14 дней.
Для сотрудников, работающих на предприятии больше года, отпуск возможен в любое удобное для них время. Только что устроившиеся могут взять отпуск только через полгода работы на новом месте. Если работник не ходит в отпуск более двух лет, то это нарушает ТК РФ.
Если с вами заключен срочный договор на сезонные работы, то отпуск вам все равно положен — порядка двух дней за каждый отработанный месяц.
Однако этот срок увеличивается двумя способами — дополнительные дни или удлиненный основной отпуск. Это два разных отпуска.
Удлиненный отпуск остается основным, и на него распространяются те же правила. Просто в течение года человек «зарабатывает» дней больше, чем по два в месяц. Вот кому положено больше 28 дней основного отпуска:
- людям с инвалидностью — они должны отдыхать в год не менее 30 дней;
- военнослужащим и росгвардейцам: 30–45 дней в зависимости от выслуги лет;
- педагогам: 42–56 дней в году;
- научным сотрудникам, которые работают в научных госучреждениях: 48 дней в году отдыхают доктора наук, 36 дней — кандидаты;
- судьям, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета: 30 дней;
- спасателям: 30–45 дней;
- несовершеннолетним работникам: 31 день.
При этом суммировать дни отдыха по разным основаниям нельзя. Например, работающий в НИИ доктор наук с инвалидностью выбирает только один отпуск — 30 дней по инвалидности или 48 дней как доктор наук.
Дополнительный же отпуск прибавляется к основному. Он полагается отдельным категориям работников:
- занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
- подписавшим трудовой договор с ненормированным рабочим днем;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- имеющим особый характер работы, например военнослужащим или сотрудникам МВД.
Какие выплаты включают в расчет, а какие не учитывают при расчете отпускных
Не все выплаты от работодателя включаются в зарплату, поэтому некоторые не учитываться при расчете среднесуточного заработка.
Что учитывается при расчете отпускных:
- зарплата по окладу;
- зарплата по тарифу;
- сдельная зарплата
- комиссионные вознаграждения;
- выплаты процента от прибыли компании;
- зарплата, выданная в неденежной форме;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
- гонорар или авторское вознаграждение;
- премии.
Что не учитывается:
- командировочные;
- декретные пособия;
- больничные;
- ранее выданные отпускные;
- материальная помощь;
- возмещение за питание и прочее;
- оплата путевок или обучения.
Как рассчитать количество дней отпуска
За 12 месяцев работы сотрудники на общих основаниях получают 28 дней отпуска. Значит, за полный месяц набирается по 2,33 дня. Сотруднику, отработавшему не весь календарный месяц, в отпускной стаж будет включаться:
- полный месяц, если сотрудник работал половину дней или более;
- этот месяц вообще не учтется в расчетах, если сотрудник отработал менее половины месяца.
Если сотрудник трудится неполный рабочий день, это не влияет на его отпускной стаж. Он имеет право на полноценный отпуск длительностью не менее 28 календарных дней.
Пример расчета. Вадим отработал в компании семь месяцев — с января по июль. 7 июля он решил взять отпуск на все дни, которые накопил. В его случае это:
2,33 × 6 = 13,98 дня. Отпуск не округляется, поэтому Вадим сможет пойти в отпуск на 13.
Июль не включается в расчет, так как это меньше половины месяца. Если Вадим возьмет отпуск после 15 июля, то дней будет на 2,33 дня больше, то есть 16,31 дня (16 полных суток).
Порядок расчета отпускных в 2024 году
За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в мае 2024 года, то расчетный период — с 1 апреля 2023 года по 31 марта 2024 года.
В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.
Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в июне 2024 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей. Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:
(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.
Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:
1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.
Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2023 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсацию в 5,2 тыс. рублей. Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.
Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.
Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.
Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:
(Оклад × 11 месяцев + сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.
А отпускные за семь дней составят:
1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.
Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком
Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:
30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.
Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.
Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.
Особенности расчета отпускных при увольнении
При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.
Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.
Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.
Что делать, чтобы отпускные были больше
Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.
В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.
Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.
Как получить отпускные: процедуры и сроки
Работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до отпуска. Если этот день выходной или праздник, то деньги переведут в предшествующий ему рабочий день.
Отпускные приходят на зарплатную карту. Выгоднее тратить эти деньги с карты, по которой вы получите повышенный кэшбэк.
С отпускных удерживается НДФЛ 13% и 30% для резидентов и нерезидентов соответственно. Также отпускные облагаются страховыми взносами, так как считаются частью заработка — для них действует единый тариф для уплаты взносов в СФР.
Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику понадобится лишь три документа: график отпусков, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные. При этом каждый работодатель может использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные.
Часто задаваемые вопросы о расчете отпускных
Как можно упростить расчет отпускных?
Чтобы узнать заветную сумму, достаточно воспользоваться любым онлайн-калькулятором для расчета отпускных. Нужно будет лишь ввести необходимые данные, после чего калькулятор сразу рассчитает сумму отпускных.
Входят ли в отпуск выходные и праздничные дни?
Согласно трудовому законодательству, праздничные дни не входят в отпускной период. А вот выходные оплачиваются точно так же, как и обычные отпускные дни.
Когда можно получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
Денежную компенсацию можно получить только в двух случаях: при увольнении и при наличии неиспользованного отпуска, превышающего 28 дней. Остальное время по закону вы обязаны отдыхать, а не получать за него компенсацию.
Как рассчитать отпускные: главное
- Чтобы рассчитать отпускные, нужно умножить среднесуточный доход сотрудника на количество дней отпуска.
- При расчете отпускных берется отчетный период 12 месяцев до месяца, в котором сотрудник берет отпуск
- При плавающем рабочем графике неотработанные дни вычитаются из отчетного периода.
- При расчете среднемесячного заработка учитываются премии, надбавки, компенсации, а вот больничные и командировочные нет.
- Сотрудник может взять отпуск только после полугода работы в компании.
- Самые выгодные месяцы для отпуска — те, в которых больше всего рабочих дней. Если в ближайшее время в компании ожидается пересмотр зарплат или выплата премии, то в отпуск лучше выходить после этого.
