Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса

С 2021 года практически любой предприниматель обязан рассчитываться с покупателями и клиентами через онлайн-кассу. На рынке сразу появился десяток компаний, которые продают и настраивают устройства. Рассказываем, какое есть оборудование, как предпринимателю сделать выбор и кому все-таки онлайн-касса не нужна.

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Онлайн-касса — такое же устройство, как и обычный кассовый аппарат: выбивает чеки, сохраняет данные о них. Но в отличие от обычных аппаратов онлайн-касса данные о продажах шифрует и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 

Налоговая получает достоверную информацию о доходе продавца — данные в накопителе скорректировать невозможно. Чеки, проведенные через онлайн-кассу, можно отправлять покупателю в СМС или по электронной почте. 

Какие категории ИП должны использовать онлайн-кассы

По закону устанавливать и пользоваться онлайн-кассами обязаны большинство ИП, за исключением следующих: 

• ИП и самозанятые, которые используют налоговый режим на профессиональный доход. Чеки по продажам они оформляют в приложении «Мой налог»;
• физлица, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место, на любом налоговом режиме;
• ИП и юрлица, которые занимаются ремонтом обуви и одежды, ремонтом или изготовлением ключей, продают через киоски мороженое, безалкогольные напитки или молоко на розлив; 
• ИП, которые работают в труднодоступной местности; 
• ИП, которые работают на патенте по ряду видов деятельности, торгуют с прилавка на ярмарках и рынках. 

Все исключения прописаны в ФЗ-54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» 

Чем полезны онлайн-кассы 

Меньше бумажной работы. Сокращает количество отчетов и налоговых проверок: данные передаются напрямую в ФНС. 

Полезная статистика. С помощью онлайн-кассы можно собирать и анализировать статистику по продажам, контролировать работу своих сотрудников. 

Быстро подключить. Онлайн-кассу подключить гораздо проще и быстрее, чем обычную. А поставить ее на учет или снять с него можно онлайн, без посещения ФНС. 

Автоматизируют продажи. Весь процесс продажи товара автоматизирован — от момента формирования чека на оплату до расчета сдачи и суммы налога с продажи. 

Интеграция с другими системами. Онлайн-кассу можно интегрировать с CRM-системой, системами лояльности, системами управления складом. Это упрощает бизнес-процессы и делает их более прозрачными. На сведение данных и аналитику уходит гораздо меньше времени. 

В чем сложности с использованием онлайн-касс

Технические условия. Чтобы онлайн-касса работала, нужен стабильный интернет и компьютер с совместимым ПО. В противном случае касса может зависать, будут сложности с обработкой чеков и платежей.  

Стоимость. Помимо покупки самого аппарата нужно оплачивать услуги оператора фискальных данных за обработку платежей и отправку их в налоговую. 

Необходимость обучения. Работать с онлайн-кассой сотрудникам может быть сложнее, чем с обычным оборудованием. Нужно учиться взаимодействовать с аппаратом, решать сложности, если они возникнут. 

Сколько стоят онлайн-кассы

На стоимость кассы влияет ее тип. В таблице приведены средние цены на оборудование в Москве.

Виды онлайн-касс для ИП 

Рассмотрим, какими кассами могут воспользоваться индивидуальные предприниматели. 

POS-система на основе фискального регистратора

POS-система — это готовый комплекс устройств, который включает в себя:

• фискальный регистратор;
• дисплей продавца и покупателя;
• клавиатуру;
• ящик для наличных денег;
• интерфейсы для подключения дополнительных устройств: весов, сканера и т. д. 

Сам регистратор подключается к POS-терминалу, для его работы необходимо специальное ПО, без которого работать он не будет. POS-терминал — это системный блок с вычислительным центром. Терминалы могут поставляться отдельными блоками или в качестве моноблока — сразу с дисплеем. 

Преимущества POS-систем в том, что это комплексное решение. После установки можно сразу начать использовать систему, при необходимости докупая дополнительное оборудование и интегрируя его с терминалом. 

Однако они дороже всех остальных решений. Самые бюджетные варианты систем стоят от 50 000 рублей. 

Стационарная касса с сенсорным дисплеем 

Стационарная касса или сенсорный кассовый аппарат — более простое и недорогое устройство. Устанавливается стационарно, позволяет проводить необходимые операции. Есть кассы, которые продаются в комплекте с фискальным регистратором, для других потребуется такой регистратор докупить. 

Поставщики онлайн-касс часто предлагают готовое ПО для обработки платежей и отправки данных ОФД. Статистика по продажам, аналитика доступны в личном кабинете облачных сервисов и на дисплее самого устройства.  

К такой кассе тоже можно подключить дополнительные устройства и наладить взаимодействие с системами учета. Денежный ящик для наличных придется покупать отдельно. 

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем и аккумулятором

Портативные кассы выполняют все те же функции, что и перечисленные выше: формируют и печатают чеки, отправляют информацию в ОФД. Объем памяти у них небольшой, так что такое решение не подойдет для торговли большой номенклатурой товаров. 

Разобраться с такими кассами не сложнее, чем со смартфонам, что удобно для сотрудников. 

Если нужны данные по продажам, доступ к статистике и аналитике, их можно получить в кабинете сервиса, который предоставляет ПО для устройства. 

Кнопочная касса-калькулятор 

Это обычная кнопочная касса, которую часто можно встретить в небольших магазинах у дома. Работает от аккумулятора, печатает чеки. В таких кассах установлено ПО для выполнения ключевых операций: продажи, возвраты, коррекции чеков. 

Объем памяти в таких кассах ограничен, поэтому ее стоит использовать, если товарная номенклатура — до 10 товаров. Такой кассой также пользуются, не загружая готовые товарные позиции, а просто набирая стоимость того или иного товара в момент продажи. 

Получить развернутую статистику по продажам, проанализировать данные с такими кассами невозможно. Эти кассы самые бюджетные. 

Облачная онлайн-касса

Такая касса используется в интернет-магазинах, при продаже услуг онлайн, в службах доставки и такси, вендинговых аппаратах. Она заменяет физическую контрольно-кассовую технику. Все операции проводятся и учитываются в облачном сервисе. Подключение к такой кассе осуществляется через интернет.  

Цифровую кассу нельзя использовать при расчетах с клиентами в торговых точках, пунктах выдачи и билетных кассах. 

Цифровая касса так же, как и другие, интегрируется с системой учета, складской системой. Покупать облачную кассу не нужно — поставщик предоставляет доступ к сервису ежемесячно по лицензии. В любой момент можно отказаться от использования. 

Стоимость аренды таких сервисов стартует от 1500 рублей в месяц в зависимости от выбранного тарифа и формы оплаты: ежемесячно или единовременно за год. 

Как ИП выбрать онлайн-кассу 

Чтобы выбрать кассу, нужно в первую очередь учитывать вид бизнеса — онлайн или офлайн. Если ведете бизнес в интернете, подойдет облачная касса. 

Важно! Если наряду с физическими точками продаж у вас есть интернет-магазин, вам нужно купить физическую онлайн-кассу и доступ к облачному сервису. 

Для офлайн-бизнеса важно опираться на следующие параметры: 

1. Объем номенклатуры товаров. Его важно учитывать, потому что, например, мобильные сенсорные терминалы или кнопочные кассы-калькуляторы имеют ограниченный объем памяти и для большой номенклатуры не подойдут. 
2. Проходимость точки продаж и интенсивность покупок. Этот параметр важен, потому что влияет на требования к скорости работы устройства, скорости печати чеков.
3. Необходимость часто вносить изменения в товарные позиции. В случае, если товарные позиции часто меняются и за этими изменениями должен следить кассир, следует такой фактор учесть и выбрать устройство, подходящее задаче. 
4. Потребность в статистике по продажам, в аналитике продаж, работы кассиров и отдельных торговых точек, если у вас их несколько. Интеграции с другими системами учета. Более простые варианты устройств доступ к расширенной статистике и интеграциям с системами учета могут не предоставлять. 
5. Бюджет. 

Рассмотрим каждый из этих пунктов применительно к видам онлайн-касс для офлайн-бизнеса, которые мы описали выше. 

Из чего складывается стоимость использования онлайн-кассы

Расходы на онлайн-кассу можно разделить на единовременные и постоянные. 

К единовременным относятся: 

• расходы на покупку самого устройства;
• расходы на покупку дополнительных устройств: денежный ящик, весы, сканер.  
• получение ЕЦП, регистрация и настройка устройства, обучение сотрудников.

Эти услуги, как правило, не идут в комплекте к покупке. Однако поставщики касс часто предоставляют скидку на них при покупке. 

Фискальный накопитель тоже покупается при установке кассы, если не идет в комплекте. Менять накопитель нужно каждые 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от выбранного устройства. 

Постоянные расходы: 

• оплата интернета — без подключения к Сети касса не работает: 
• расходные материалы: кассовая лента;
• техническое обслуживание по договору;
• оплата услуг ОФД.

Где купить онлайн-кассу

Главное требование к онлайн-кассе — регистрация в системе ФНС. Поэтому покупать их следует только у авторизованных поставщиков либо у их дилеров. 

Самый выгодный вариант — взять в лизинг оборудование у банка. Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают в аренду устройства бесплатно либо в рассрочку без процентов. На Банки.ру есть 8 предложений по эквайрингу с комиссиями от 0,28% до 1,45%.

Есть компании, которые продают онлайн-кассы под ключ. Помимо установки и настройки самого оборудования предоставят учетную систему с кассовым ПО и будут оказывать услуги в качестве оператора фискальных данных. 

Способы подключения кассы 

Разберем по шагам, что нужно для подключения кассы: 

1. Выбрать и купить-онлайн кассу, отвечающую вашим требованиям.
2. Подключить кассу и ПК (если купили не моноблок) к интернету. 
3. Выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Список ОФД доступен на сайте ФНС. 
4. Зарегистрировать кассу в налоговой. 

Для этого нужно создать личный кабинет на сайте ФНС. Для создания ЛК потребуется цифровая подпись. После — оформить заявление на регистрацию кассы.

После проверки заявления вы получите регистрационный номер кассы — он придет в ваш личный кабинет на портале ФНС. 

1. Провести фискализацию кассы. Это необходимо сделать в течение суток после получения регистрационного номера в ФНС. 

Фискализация проводится либо с помощью ПО на компьютере, к которому подключена касса, либо в самой кассе, если она позволяет такие операции проводить. Чтобы провести фискализацию, вам потребуется: 

• регистрационный номер кассы, полученный в налоговой;
• адрес, название и ИНН;
• данные сотрудника, от имени которого вы подали заявления на регистрацию;
• название выбранного ОФД и параметры подключения к нему. 

Далее остается зарегистрировать кассу в ОФД и подключить дополнительное оборудование, которое планируете использовать. 

Все эти шаги можно проделать самостоятельно или обратиться к поставщику кассы. 

Что делать, если с кассой возникли проблемы 

Обрыв интернет-соединения. В таком случае работа кассы будет остановлена, если соединение разорвалось в момент оформления покупки — чек выдан не будет. Нужно дождаться, пока соединение восстановится, и выдать чек покупателю. 

Полная остановка работы кассы. Касса перестает работать по нескольким причинам. Диапазон проблем широкий — от отключения электроэнергии и заполненности фискального накопителя до сбоя установленных параметров смены и времени. 

Вне зависимости от них с неработающей кассой продолжать деятельность продавец не может — последуют штрафы от ФНС. Поэтому в причине нужно разобраться. Если сделать это самостоятельно не получается, нужно обратиться к поставщику кассы, с которым у вас заключен договор на техническое обслуживание. 

Ошибки при работе с кассой. Если в процессе работы кассира с кассой возникают ошибки, то на дисплей, как правило, выводится номер ошибки. Чтобы решить возникшую проблему, в инструкции к кассе нужно найти номер ошибки и описание шагов для ее устранения. Если описания нет или действия по инструкции не помогают, нужно обратиться к поставщику кассы. 

Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно 

Если ИП не использует онлайн-кассу, ФНС назначит штраф. Сумма штрафа — от 25% до 50% от не проведенной через кассу покупки, но не менее 10 000 рублей. 

Штраф на невыдачу чека покупателю для ИП составляет 2000 рублей. 

Единый штраф от 1500 до 3000 рублей за эти нарушения: 

• использование кассы без регистрации в ФНС;
• использование кассы без фискального накопителя;
• применение кассы, которая не прошла фискализацию;
• отсутствие договора с ОФД;
• ошибки при формировании фискальных документов.

Как выбрать онлайн-кассу: кратко

• Онлайн-касса шифрует данные о продажах и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 
• С 2021 года большинство ИП обязаны использовать онлайн-кассу. 
• Некоторые предприниматели могут не устанавливать оборудование — это, например, плательщики налога на профессиональный доход или бизнес, который находится в местности без доступа в интернет. 
• Есть несколько видов онлайн-касс — кнопочные, стационарные и мобильные с сенсором, POS-системы. 
• POS-системы — самые дорогие. Это готовый комплекс устройств с клавиатурой, весами, терминалом, регистратором и так далее.
• Облачная онлайн-касса подойдет для бизнеса без физических точек. В этом случае оборудование покупать не нужно, но придется ежемесячно платить деньги за лицензию.
• Кнопочная касса-калькулятор — самый недорогой вариант. Это простая касса с небольшим объемом встроенной памяти. 
• Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают устройства в бесплатную аренду либо в рассрочку без процентов.