По сути, в банке «Точка» начали строить новый процесс закупок с нуля с сентября 2020 года. Все процессы непрямых закупок нужно было сделать цивилизованными, прозрачными и понятными. Еще в начале пандемии закупщики толком не понимали, как нужно строить процессы. Единого подхода не было: кто-то делал сравнительную таблицу поставщиков, кто-то собирал коммерческие предложения и лично выбирал подходящее — и, пожалуй, все. Естественно, хотелось создать внутренний процесс закупок, который будет единообразен, обеспечит прозрачность, преемственность и в котором выбор поставщика не будет зависеть от личности сотрудника. И при этом хотелось, чтобы он не мешал самим закупкам, то есть как минимум не замедлял и не удорожал их.
Люсова Елена (руководитель отдела закупок) пришла в компанию в марте 2020 года. Ее первой задачей было найти площадку для торгов, которая соответствовала бы требованиям и нового гибкого процесса, и вообще культуре банка. Это должна была быть удобная, быстрая и технологичная площадка. Оценив имеющиеся на тот момент варианты на российском рынке, она пришла к выводу, что все имеющиеся на тот момент проверенные ЭТП не подходят из-за забюрократизированности процедур и сложности как для закупщиков, так и для поставщиков. Сбор коммерческих предложений в почту делался исключительно потому, что поставщики не доверяли площадкам, не хотели на них регистрироваться или просто не понимали, зачем тратить столько времени, если можно обратиться по личной связи. Из непроверенных вариантов на тот момент была новая площадка Bidzaar, которая только-только стартовала и, по ее оценке, была сыровата по функционалу. Тем не менее Bidzaar очень быстро предоставили доступ и предложили попробовать — это прошло без кучи документов, без долгих договоров. Можно было просто взять и поработать для нескольких закупок.
Как ЭТП Bidzaar полностью устроил компанию банк «Точка»: из-за простоты интерфейса поставщики очень легко приходили на площадку, плюс там уже был большой пул тех, кто оказывал аналогичные услуги на рынке.
Чего банку не хватало, так это автоматизации и интеграции с их системами. Но благодаря общению с поддержкой площадки в банке «Точка» быстро убедились, чтоBidzaar очень гибки и готовы очень быстро идти навстречу. Поначалу очень порадовал чат 24/7 для всех крупных закупщиков, где можно было просто оставить любую проблему или вопрос, и он решался буквально за считаные минуты.
В банке «Точка» была ситуация, когда прямо во время торгов по строительству веранды поставщик не мог обновить свое коммерческое предложение. Он вроде бы подгружал новое, но оно все никак не обновлялось. Позвонил в банк «Точка» (поскольку не совсем понял разницу между банком и площадкой) и сообщил, что буквально через 20 минут уйдет, потому что рабочий день заканчивается. Банк «Точка» сбросил его обращение в чат поддержки, его тут же приняли, через две минуты связались с поставщиком и помогли ему решить прямо в моменте. Для тех, кто не имел опыта общения с другими ЭТП, можно сказать, это звучит как фантастика. Но это важно для любой компании, потому что они как банк стараются давать такой же сервис клиентам-предпринимателям и ждут во всех аспектах работы, чтобы ничего не затягивалось, было предельно ясно и понятно. В этом плане они явно сработались с командой Bidzaar, потому что ЭТП близки к банку по духу.
Очень удобным было то, что там образовался своего рода клуб закупщиков: по чату можно было понять, кто как работает с площадкой, и транслировать хорошие практики себе. Руководитель отдела закупок в банке часто видел, что делают другие компании, и многое из этого можно было с небольшими доработками на интеграцию забирать и к себе в плане инструментов работы с площадкой. От банка, например, почти сразу появилось предложение считать эффективность закупки не только в целом, но и по каждой отдельной номенклатурной позиции — это нужно было для отчетов. Когда такой вопрос у них возник, вышеупомянутая Елена начала закупку, а к ее окончанию через десять дней это уже было реализовано в отчете. Были вопросы про изменения конкурентного листа, они добавляли свое мнение, его учли в следующем обновлении. У кого-то еще была потребность в переторжке по одной конкретной позиции среди большого количества номенклатур — довольно быстро сделали, а в банке узнали, что это можно сделать за два клика.
Сервис проверенных поставщиков
Очень важным дальше оказалось, что на площадке есть возможность проверки поставщика. Выглядит это вот так:
Онбординг поставщика
На момент начала работ с ЭТП Bidzaar у банка уже была сформированная база собственных поставщиков, с которой не было достаточного количества переторжек из-за особенностей процесса. Добавились участники с площадки — там достаточно большое количество различных поставщиков, и их число очень выросло за год, потому что банк знал площадку. В начале работы, насколько Елена отмечает, Bidzaar дополнительно искали поставщиков под закупки банка. Плюс очень большое пополнение базы контрагентов у них идет за счет тех, кто приходит на сайт банка и ищет информацию о закупках.
Процесс онбординга поставщика они тоже планировали улучшить благодаря инструментам Bidzaar. Это долгая процедура, которую банк планирует заменить на анкету для всех входящих.
Настройка процесса не заняла много времени. Происходит это следующим образом:
- Компания создает анкету для классификации поставщиков.
- Размещает на сайте форму для нового партнера, которую делает Bidzaar.
- Потенциальный поставщик приходит на сайт, находит форму, заполняет ее. Далее ему предлагается анкета, типовая для всех поставщиков. Он заполняет ее и тем самым попадает в базу возможных контрагентов уже со всеми нужными ответами (что раньше менеджеры отдела закупок собирали бы вручную по телефону, скорее всего).
- Компания проводит экспресс-оценку, делая скоринг поставщика по этой анкете, — у каждого подразделения свои вопросы и методы оценки, у ИТ-отдела одна часть анкеты, для поставки мебели другая и так далее. После данные уходят даже не к нам, а в СБ и экономическую безопасность, и только потом мы получаем готового контрагента с уже большим количеством информации про него.
- Когда начинается закупка, подходящая для этого поставщика, ему приходит уведомление от площадки.
Вторая проблема была еще в том, что когда поставщик что-то хочет спросить, то часто не может достучаться до того, кто объявлял закупку, и до внутреннего заказчика, который может ответить на вопрос про какие-то детали или технические особенности. На площадке есть командная работа и чаты для коммуникации как внутри команды для обсуждения ТЗ и предложений участников, так и для коммуникации с поставщиками. Поставщики всегда имеют возможность задать вопрос, касающийся запроса заказчика, и получить оперативный ответ через чат.
Что сейчас делают на площадке
Прямо сейчас на площадке банк размещает закупки от 1,5 млн рублей. В будущем планируют размещать все закупки. Также на площадке банк делает исследование рынка (фактически сбор коммерческих предложений).
У банка достаточно децентрализованная структура компании, близкая к горизонтальной. То есть в каждом отделе есть собственные закупщики, которые самостоятельно размещают закупки и самостоятельно их обрабатывают. Делают они это с выбранной ЭТП очень быстро. То есть процедуры размещать комфортно, интерфейсы не перебивают желание что-то сделать, никаких сложностей нет. Без особой разницы, отправлять письмо или вывешивать закупку на площадку — затраты по времени примерно одинаковые. Такую же обратную связь они получают от поставщиков: «все понятно написано, все просто». Они работают удаленно, поэтому закупщики ведут процедуры и с телефонов, и с планшетов — никаких сложностей нет. Можно в любой момент зайти из любого места, отследить результаты, посмотреть на вопросы, ответить.
Если у подразделения нет собственного закупщика либо его опыта по направлению не хватает, подключаются коллеги из отдела закупок. Также помогают с формированием ТЗ на новые закупки, иногда советуют, как лучше провести процедуру. В случае крупных закупок либо делают вместе, либо контролируют процесс.
За год удалось приучить инициаторов закупок к процессу с открытыми электронными аукционами, настроить типовые шаблоны техзаданий под различные часто закупаемые категории. Обратная связь от всех участников процесса — положительная. Оценка банка «Точка» площадки во многом базируется на оценке команды: они слышат бизнес, понимают, что требует рынок сейчас, и воплощают это в моменте, обговаривая с участниками. То есть, как и банк, они учатся развиваться, постоянно находясь в тренде. Собственно, поэтому и было достаточно просто договариваться и сотрудничать.
Самое важное — система оценки эффективности
Для Елены как для руководителя отдела закупок очень важно не только сделать процессы прозрачными, быстрыми и удобными, не только выиграть в экономии — но и посчитать все это так, чтобы появились четкие сквозные метрики. Благодаря Bidzaar банк начали выстраивать собственную систему оценки эффективности — и автоматизированно считать множество показателей в разных вариациях. Уже сейчас, выгружая регулярные отчеты, можно увидеть, достаточно ли эффективно был сделан тот или иной проект, достаточно ли эффективна группа сотрудников и так далее.
