Как оформить медицинскую книжку сотруднику: полное руководство для работодателя и работника

Оформление медицинской книжки — обязательный этап при трудоустройстве в целый ряд сфер. Отсутствие этого документа или просроченные осмотры грозят компаниям и сотрудникам серьезными штрафами, а в критических ситуациях — и уголовной ответственностью. В этой статье вы узнаете все о том, кто, как и за чей счет должен оформлять медкнижку, как отличить подделку и безопасно пройти этот процесс.

Что такое медицинская книжка (ЛМК) и какие данные в ней содержатся

Личная медицинская книжка (ЛМК)— это официальный документ строгой отчетности, который подтверждает, что сотрудник здоров, не имеет противопоказаний к работе и не представляет угрозы для здоровья коллег и клиентов. Это не просто бланк, а защищенный от подделок носитель информации, который печатают только типографии, утвержденные Роспотребнадзором.

В медкнижку вносят:

• Личные данные владельца (Ф. И. О., дата рождения).
• Фотографию, заверенную печатью выдавшего учреждения.
• Результаты обязательных медицинских осмотров (заключения врачей, данные анализов).
• Отметки о прохождении гигиенического обучения и аттестации (санминимума).
• Сведения о перенесенных инфекционных заболеваниях.
• Информацию о прививках.
• Отметки о допуске к работе по результатам осмотров.

Каждая настоящая медкнижка имеет уникальный регистрационный номер и вносится в Единый реестр Роспотребнадзора.

Все подлинные медкнижки печатаются в уполномоченных Роспотребнадзором типографиях и регистрируются в общероссийской системе. Поэтому отсутствие у документа уникального номера или предоставление простой ксерокопии — верные признаки нелегитимности. Работодатель не имеет права принимать такие документы к рассмотрению.

Кому необходима медицинская книжка

Список профессий, для которых оформление ЛМК является обязательным, регламентирован законодательно. К ним относятся все специальности, связанные с:

• Производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды: повара, пекари, бармены, официанты, продавцы продовольственных товаров, водители-экспедиторы пищевой продукции, работники пищеблоков.
• Воспитанием и обучением детей: воспитатели, учителя, педагоги дополнительного образования, няни, вожатые.
• Коммунально-бытовым обслуживанием населения: работники гостиниц, хостелов, парикмахеры, мастера маникюра и педикюра, косметологи, сотрудники прачечных и химчисток.
• Медицинским и фармацевтическим обслуживанием: врачи, медсестры, санитары, фармацевты, провизоры, работники производств лекарственных средств.

Требование о наличии медицинской книжки для бухгалтеров, программистов или дизайнеров законодательством не установлено. Тем не менее окончательное решение остается за работодателем. Он имеет полное право ввести обязательные медосмотры для всех сотрудников в рамках корпоративной политики, выходя за рамки обязательных норм.

Данная мера справедлива, если условия труда на предприятии так или иначе связаны с охраной здоровья третьих лиц. Таким образом, даже офисный работник, например, в образовательном или медицинском учреждении, может быть обязан пройти осмотр по правилам, установленным его работодателем.

Где делаются медкнижки сотрудникам

Оформить настоящую, легальную медкнижку можно только в аккредитованных учреждениях:

• Центры гигиены и эпидемиологии (ФБУЗ ЦГиЭ)— государственные учреждения, уполномоченные выдавать ЛМК.
• Лицензированные медицинские организации (частные или государственные поликлиники), имеющие разрешение от Роспотребнадзора на проведение профессиональных осмотров и выдачу медкнижек.

Обычная поликлиника без специальной лицензии не имеет права выдавать ЛМК. Предложения «оформить медкнижку за час» без прохождения врачей — это путь к получению подделки.

Необходимые документы для оформления медицинской книжки работников

Перед визитом в медучреждение подготовьте пакет документов:

1.  Паспорт (оригинал и копия страниц с данными и регистрацией).

2.  Фотография размером 3x4 см (обычно 1-2 шт.).

3.  Заявление на выдачу ЛМК (заполняется на месте).

4.  Направление от работодателя (если оформление оплачивает компания). В нем указывают наименование организации, вид деятельности и должность сотрудника.

5.  Старая медицинская книжка (при продлении).

6.  СНИЛС (требуется не везде, но лучше иметь при себе).

Обратите внимание! При продлении медкнижки возьмите с собой старую. Если оформляете ее впервые — книжку вам выдадут в клинике.

Пошаговая инструкция по оформлению медицинской книжки для сотрудников

Процесс состоит из нескольких обязательных этапов:

1.  Обращение в аккредитованное медучреждение. Подайте документы, напишите заявление.

2.  Прохождение медицинского осмотра. Посетите всех необходимых врачей. Стандартный список включает терапевта, психиатра, нарколога, дерматовенеролога, гинеколога (для женщин), стоматолога, отоларинголога.

3.  Сдача анализов и исследований. Минимальный набор: клинический анализ крови и мочи, мазок на флору, рентгенография или флюорография легких, ЭКГ. Для некоторых профессий требуются дополнительные анализы (на брюшной тиф, гельминтозы, ЗППП и др.).

4.  Гигиеническое обучение (аттестация). Прослушайте лекции по санитарному минимуму и сдайте итоговое тестирование. Это можно сделать очно или онлайн в лицензированном центре.

5.  Получение готовой ЛМК. После успешного прохождения всех этапов и готовности анализов в книжку вносят отметки, заверяют их печатями и выдают на руки.

Обратите внимание! Перечень обязательных медицинских обследований варьируется в зависимости от профессиональной сферы. Для представителей некоторых профессий, в частности, для поваров и медицинского персонала, утвержден наиболее расширенный объем исследований.

Можно ли продолжать использовать бумажную медкнижку

Да, но только до 1 сентября 2026 года. Согласно приказу Минздрава № 457н, с этой даты все медкнижки будут оформляться исключительно в электронном виде. Бумажные бланки, выданные ранее, действуют до окончания свободных страниц. После этого сотрудник обязан перейти на электронный формат.

Использование и оформление электронных медкнижек (ЭЛМК) с 1 сентября 2026 года

ЭЛМК — это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в Едином реестре Роспотребнадзора. Каждая такая книжка имеет индивидуальный номер и QR-код для проверки подлинности.

Электронная медицинская книжка (ЭЛМК) обладает рядом значительных преимуществ. Прежде всего она полностью исключает риск подделки, поскольку все данные хранятся в защищенной системе. Это также обеспечивает удобство проверки: работодатель или проверяющее ведомство могут мгновенно проверить легитимность документа с помощью QR-кода. Кроме того, система автоматически обновляет все данные о новых медицинских осмотрах и аттестациях, что гарантирует их актуальность. Наконец, электронный формат исключает возможность утери документа, так как он всегда доступен в реестре.

Оформляются ЭЛМК в тех же аккредитованных центрах. Процесс прохождения осмотров и обучения для сотрудника не меняется.

Сколько стоит сделать медицинскую книжку

Стоимость складывается из цены бланка, медосмотра и гигиенической аттестации. Цены варьируются в зависимости от региона, учреждения и профессии.

Примеры цен:

• Для работников торговли, общепита: 3000–5000 рублей.
• Для педагогов, медработников: 4000–6000 рублей (требуется больше специалистов и анализов).

В частных клиниках стоимость может быть выше (до 7000 рублей), но сроки оформления, как правило, короче.

Оплата за оформление медкнижки

В абсолютном большинстве случаев оплачивать оформление медкнижки обязан работодатель. Это прямо прописано в ст. 212 Трудового кодекса РФ. Когда платит работодатель:

• При первичном оформлении ЛМК для нового сотрудника.
• При плановом продлении (переосвидетельствовании) действующей книжки.

Когда платит сотрудник:

• Если он оформляет книжку по собственной инициативе для трудоустройства (с последующей компенсацией от работодателя).
• Если он работает как самозанятый или ИП в соответствующей сфере.
• Если он утратил бланк книжки.

Работнику важно сохранять все чеки, если он оплатил оформление самостоятельно, чтобы потом получить компенсацию от компании.

Сколько времени занимает оформление

Стандартный срок оформления — от 3 до 7 рабочих дней. Это время требуется для прохождения врачей, сдачи анализов (не все готовы в день забора) и обработки результатов. Некоторые частные клиники предлагают ускоренный вариант за 1-2 дня за дополнительную плату. 

Предложения оформить книжку «за час» являются признаком мошенничества, а фальсификация медкнижки преследуется по закону. 

Как продлить медкнижку

Медкнижка бессрочна, но действительна только при наличии актуальных отметок о прохождении периодических осмотров.

Периодичность продления:

1 раз в год — для большинства профессий (продавцы, повара, учителя, косметологи).

1 раз в 6 месяцев — для работников, контактирующих с инфекционными больными, и для некоторых других категорий.

Для продления сотрудник с действующей ЛМК обращается в медучреждение, проходит необходимых врачей и сдает анализы (их список может быть сокращен по сравнению с первичным осмотром). Отметки о новом осмотре проставляются в имеющуюся книжку.

Какие штрафы грозят, если у сотрудника нет медкнижки

Отсутствие у сотрудника действительной медицинской книжки влечет за собой серьезные финансовые и административные последствия как для самого работника, так и для его работодателя. При выявлении данного нарушения контролирующие органы применяют санкции в соответствии с КоАП РФ.

Обратите внимание! Размеры административных штрафов существенно различаются в зависимости от статуса нарушителя.

Штрафы по ст. 6.3 КоАП РФ за нарушение санитарно-эпидемиологических требований:

• Для граждан (сотрудников): от 100 до 500 ₽
• Для должностных лиц: от 500 до 1 000 ₽
• Для ИП: от 500 до 1000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток
• Для юридических лиц: от 10 000 до 20 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

При отягчающих обстоятельствах (ЧС, угроза распространения заболевания, карантин):

• Для граждан: от 15 000 до 40 000 ₽
• Для должностных лиц: от 50 000 до 150 000 ₽
• Для ИП: от 50 000 до 150 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток
• Для юрлиц: от 200 000 до 500 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

Если нарушение повлекло вред здоровью или смерть (при отсутствии состава преступления):

• Для граждан: от 150 000 до 300 000 ₽
• Для должностных лиц: от 300 000 до 500 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года
• Для ИП: от 500 000 до 1 000 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток
• Для юрлиц: от 500 000 до 1 000 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

В особых случаях, когда отсутствие медкнижки создает угрозу массовых заболеваний или отравлений, деятельность компании может быть приостановлена по решению суда на срок до 90 суток (ч. 3 ст. 6.3 КоАП РФ). Критическими признаются ситуации, когда: у нескольких сотрудников полностью отсутствуют медицинские книжки; используются заведомо поддельные документы; у работника выявлено инфекционное заболевание.

Отдельная ответственность предусмотрена за использование поддельных медкнижек. В этом случае возбуждается уголовное дело по ст. 327 УК РФ, что может повлечь за собой штраф, обязательные работы или арест на срок до шести месяцев.

Проверки соблюдения требований к медицинским книжкам проводятся регулярно. В них участвуют: Роспотребнадзор и территориальные органы санитарно-эпидемиологического надзора; прокуратура — при поступлении жалоб от клиентов; трудовая инспекция — при выявлении нарушений условий труда; правоохранительные органы — при обнаружении фактов подделки документов.

Обратите внимание! Просроченная медицинская книжка приравнивается к ее отсутствию и влечет одинаковую ответственность. Работодателям необходимо обеспечить своевременное оформление и продление медицинских книжек всеми сотрудниками, чья деятельность требует их наличия.

Отсутствие действующей ЛМК у сотрудника — серьезное нарушение, за которое наказывают и работника, и работодателя.

Главное о медицинской книжке:

• Медкнижка обязательна для работников сферы питания, образования, медицины, услуг и торговли. Работодатель обязан ее оплачивать.
• Оформляйте ЛМК только в аккредитованных медучреждениях. Избегайте предложений «оформить быстро без осмотра» — это подделка.
• Процесс включает медосмотр, анализы и гигиеническую аттестацию и занимает несколько дней.
• С 1 сентября 2026 года медкнижки оформляются только в электронном виде. Бумажные действуют до заполнения.
• Продлевайте книжку регулярно: раз в год или раз в полгода, в зависимости от профессии.
• Отсутствие ЛМК ведет к крупным штрафам для компании и ее руководителя, а в крайних случаях — к уголовной ответственности.
• Помните: медицинская книжка — это не формальность, а важный инструмент защиты здоровья ваших сотрудников и клиентов, а также безопасности вашего бизнеса.