Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск — по общему правилу 28 календарных дней за каждый рабочий год. Отпуск можно взять целиком. Допустимо разделить его на части, но одна должна быть не меньше 14 дней. В период отпуска сотрудник освобождается от работы, но за ним сохраняются место и средний заработок.
Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха. Если отпуск не предоставят или задержат выплату, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию. В этом случае компанию оштрафуют.
Рассказываем, какие бывают отпуска, как оформить заявление, как рассчитать выплаты и в каких случаях работодатель не может отказать в отпуске.
Виды отпусков и заявления
Отпуск бывает разных видов: оплачиваемый, дополнительный, учебный. Бывает отпуск без сохранения зарплаты. Есть и отдельный — по беременности и родам. Каждый тип отпуска описан в отдельных статьях Трудового кодекса РФ. Форма заявления зависит от ситуации. Ниже — основные виды отпусков, нюансы их оформления и примеры заявлений.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Право возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя. Общая продолжительность — 28 календарных дней. Отпуск можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней. Если отпуск запланирован по графику, заявление можно не писать. Если сотрудник хочет изменить даты, нужно заявление.
Пример заявления на ежегодный отпуск:
«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июля по 28 июля 2025 года продолжительностью 14 календарных дней».
Дополнительный оплачиваемый отпуск
Дают за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день, особый статус, например, работа в районах Крайнего Севера (ст. 116–119, 321 Трудового кодекса РФ) или по коллективному договору. Его можно использовать отдельно или присоединить к основному.
Пример заявления на дополнительный отпуск:
«Прошу предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях с 1 по 7 августа 2025 года сроком на 7 календарных дней».
Отпуск без сохранения заработной платы
Предоставляется по соглашению сторон для отдельных категорий работников по письменному заявлению. Это пенсионеры по возрасту, люди с инвалидностью, участники Великой Отечественной войны и другие.
Пример заявления на неоплачиваемый отпуск:
«Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы с 10 по 14 сентября 2025 года по семейным обстоятельствам».
Учебный отпуск
Положен сотрудникам, которые учатся в вузах и колледжах по аккредитованным программам впервые и совмещают работу с учебой. Основание — справка-вызов.
Пример заявления на учебный отпуск:
«Прошу предоставить учебный отпуск с 1 по 20 декабря 2025 года на основании справки-вызова № 123 от 15.11.2025».
Отпуск по беременности и родам
Оформляют по листку нетрудоспособности. Длительность — 140, 156 или 194 календарных дня в зависимости от числа детей и характера родов. Выплаты начисляются за счет средств Социального фонда России, но перечисляет их работодатель. Потом он получает возмещение.
Пример заявления на отпуск по беременности и родам:
«Прошу предоставить отпуск по беременности и родам с 5 октября 2025 года по 21 февраля 2026 года. Основание — листок нетрудоспособности № 456789».
Отпуск по уходу за ребенком
Положен до достижения ребенком возраста 1,5 или 3 лет. Отпуск по уходу за ребенком могут взять не только матери. Право есть у отца, бабушки и других родственников. Для этого нужны заявление и подтверждающие документы.
Пример заявления на отпуск по уходу за ребенком:
«Прошу предоставить отпуск по уходу за моей дочерью, Ивановой Анной Павловной 09.09.2025 года рождения, с 10 октября 2025 года до достижения возраста 1,5 лет — до 10 апреля 2027 года».
Отпуск в связи с усыновлением ребенка
Оформляют на основании решения суда. Длительность — 70 календарных дней при усыновлении одного ребенка и 110 дней — двух и более детей со дня их рождения. Это аналог отпуска по беременности и родам, сказано в статье 257 Трудового кодекса РФ.
Пример заявления на отпуск в связи с усыновлением ребенка:
«Прошу предоставить отпуск в связи с усыновлением ребенка с 1 октября 2025 года сроком на 70 календарных дней. Основание — решение суда № 9-у/2025 от 30.09.2025».
Заявление на отпуск можно составить в свободной форме, но в нем обязательно указывают:
- фамилию, имя и отчество сотрудника;
- должность и при необходимости подразделение;
- дату начала и окончания отпуска;
- продолжительность отпуска в календарных днях;
- основание для отпуска, если это не ежегодный по графику, например учебный отпуск, больничный по беременности и родам, отпуск без сохранения зарплаты.
Как рассчитываются отпускные
После подачи заявления работодатель оформляет приказ об отпуске. Затем бухгалтерия рассчитывает отпускные. Они зависят от среднего дневного заработка за последние 12 месяцев. Это правило закреплено в статье 139 Трудового кодекса РФ.
Формула расчета:
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Пример расчета:
Сотрудник уходит в отпуск на 14 календарных дней. За последние 12 месяцев его доход составил 720 000 рублей. Утвержденное среднее число календарных дней в месяце — 29,3.
Средний дневной заработок: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 ≈ 2048,80 рубля.
Отпускные: 2048,80 × 14 = 28 683,20 рубля.
Отпускные нужно перечислить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Получать отпускные удобно на банковскую карту с процентом на остаток. Подобрать и оформить такую можно на Банки.ру.
Для расчета отпускных учитываются только те выплаты, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей: оклад, сдельная оплата, премии за производственные результаты, надбавки за выслугу лет, классность, особые условия труда.
При расчете не учитываются выплаты, которые не связаны с фактически отработанным временем. Это:
- пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
- командировочные расходы — проезд, проживание, суточные;
- материальную помощь, в том числе к отпуску, к юбилею или в связи со смертью родственника;
- премии и вознаграждения, не связанные с производственными результатами;
- оплату времени простоя, если он произошел не по вине работника;
- оплату дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом;
- единовременные компенсации, например, при увольнении;
- социальные выплаты, предусмотренные законами, соглашениями или локальными актами, например, компенсация питания или проезда.
Такие выплаты не учитываются, потому что не связаны с фактически отработанным временем.
Скачать образец и бланк заявления на отпуск
Заявление на отпуск пишут в свободной форме. Главное — указать ключевые данные: кому адресовано, кто подает, на какой период нужен отпуск и какого он вида. Унифицированной формы нет, но компании часто используют типовые бланки. Чтобы не тратить время на оформление с нуля, можно использовать готовые шаблоны и просто вставить свои данные.
Ниже — пример заполнения заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск. Документ можно распечатать и подписать или написать от руки.
Скачать форму заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск можно здесь.
Пример заполнения заявления на отпуск без сохранения заработной платы. Обратите внимание, нерабочие праздничные дни и дни временной нетрудоспособности не продлевают срок неоплачиваемого отпуска.
Скачать форму заявления на неоплачиваемый отпуск можно здесь.
При необходимости указывают основание: справку-вызов, листок нетрудоспособности, решение суда и т. п. Если отпуск входит в перечень обязательных, например по беременности и родам или по уходу за ребенком, к заявлению прикладывают подтверждающие документы.
Бланк можно заполнить в печатном виде или от руки. Важно, чтобы заявление было читаемым и подписанным лично. В компаниях с электронным документооборотом допускается подача через внутреннюю систему с электронной подписью.
Как написать заявление на отпуск (образец)
Заявление на отпуск — это официальный документ, в котором работник просит предоставить отпуск на конкретные даты. Оно составляется в свободной форме, но должно содержать все необходимые элементы.
Структура заявления включает три части:
Шапка — в правом верхнем углу:
- должность и Ф. И. О. руководителя (например, «Руководителю отдела маркетинга Иванову С. А.»);
- должность и Ф. И. О. сотрудника, подающего заявление.
Основной текст — по центру:
- формулировка просьбы о предоставлении отпуска;
- вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, за свой счет, учебный и т. д.);
- даты начала и окончания;
- продолжительность в календарных днях;
- при необходимости — основание, например «по семейным обстоятельствам» или «по справке-вызову».
Заключение — в правом нижнем углу:
- дата составления заявления;
- личная подпись сотрудника.
Примеры формулировок:
- Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 августа по 28 августа 2025 года продолжительностью 14 календарных дней.
- Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 3 по 7 июля 2025 года по семейным обстоятельствам.
- Прошу предоставить мне учебный отпуск с 1 по 20 декабря 2025 года на основании справки-вызова № 118 от 15.11.2025.
Срок подачи заявления на отпуск по закону
Если отпуск предоставляется по графику, утвержденному работодателем, писать заявление не обязательно. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник хочет взять отпуск вне графика, он подает заявление заранее. Это касается разделения отпуска или переноса дат. По правилам отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, поэтому заявление подают с запасом — стоит сделать это минимум за 14 дней до начала отпуска.
Для отпусков без сохранения зарплаты, учебных и других видов отпусков, не входящих в график, стоит подавать заявление как можно раньше. Работодатель вправе отказать, если нет обязательных оснований.
График отпусков утверждает работодатель до 17 декабря. Он обязателен и для компании, и для сотрудника. Отказ в предоставлении отпуска по графику — нарушение закона.
Особенности согласования отпусков вне графика
Если отпуск входит в утвержденный график, работодатель обязан предоставить его в указанные сроки.
Если отпуск вне графика, согласование зависит от ситуации: руководство может отказать или предложить другие даты.
Есть отпуска, которые работодатель обязан предоставить. Например, по беременности и родам, по уходу за ребенком, для людей с инвалидностью и ветеранов. В этих случаях даты определяет сам работник.
Сотруднику важно учитывать и форму заявления, и сроки. Если подать документ поздно, отпуск могут перенести или не успеют перечислить отпускные.
Как написать заявление на отпуск: главное
- Сотрудник имеет право на разные виды отпусков: ежегодный, дополнительный, учебный, по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты и другие.
- Право на отпуск есть у всех сотрудников, которые работают по трудовому договору.
- В первый год работы отпуск можно взять через 6 месяцев после приема на работу.
- Со второго года отпуск предоставляется по графику, который работодатель утверждает заранее.
- Стандартная продолжительность отпуска — 28 календарных дней.
- Отпуск можно разделить на части, но одна из них должна быть не меньше 14 календарных дней.
- Отпуска предоставляются только по письменному заявлению. Исключение: если отпуск уже включен в утвержденный график.
- Заявление пишут в свободной форме, но оно должно содержать стандартные реквизиты: шапку, основной текст, дату и подпись.
- В тексте заявления обязательно указывают даты отпуска, его продолжительность и основание, если отпуск не входит в график.
- Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
- Отпускные считают по формуле: средний дневной заработок за последние 12 месяцев × число календарных дней отпуска.
- С них удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.
- Обязательные отпуска — по беременности, уходу за ребенком, для инвалидов — предоставляются независимо от решения работодателя.
- Отпуск можно оформить как на бумаге, так и через электронную систему, если в компании ее используют.
- Работодатель вправе отказать в отпуске без сохранения зарплаты или вне графика, если нет законных оснований.
- Если работодатель нарушит срок выплаты отпускных, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию. За задержку выплат предусмотрен штраф: для должностных лиц — от 1000 до 20 000 рублей, для компаний — от 30 000 до 70 000 рублей.
