Любой бизнес, связанный с транспортом, нуждается в оптимизации расходов на горюче-смазочные материалы, а также в прозрачности и контроле расходов. Решением в таких ситуациях становятся топливные карты. Расскажем, что они из себя представляют, какие дают преимущества и как ими пользоваться.
Что такое топливная карта
Топливная карта — это специализированное платежное средство, предназначенное для приобретения топлива и сопутствующих услуг на автозаправках. По внешнему виду она похожа на банковскую карту, однако отличается ограниченным функционалом: рассчитаться ею можно только за топливо или определенные товары на АЗС. Оплата за бензин происходит напрямую с расчетного счета организации, что позволяет контролировать расходы водителей.
Владельцами топливных карт чаще всего являются компании, которые управляют автопарком: от небольших фирм с несколькими машинами до крупных транспортных операторов. Однако пользоваться картами могут все: индивидуальные предприниматели, физические и юридические лица.
Сэкономить на покупке полиса ОСАГО можно на Банки.ру. Рассчитайте стоимость полиса в разных страховых и оформите его онлайн. За это все пользователи получают до 4000 банкимани, которые можно потратить на покупку сертификатов онлайн-магазинов или вывести на карту (1 банкимани = 1 рубль).
Бонусы выплачиваются за покупку полисов в любых страховых компаниях, но за оформление ОСАГО в этих страховых компаниях — повышенная выплата:
Как работает топливная карта
Процесс использования топливной карты прост, но в нем есть несколько особенностей.
- Выдача карты. Компания или частное лицо заключает договор с оператором (нефтяной компанией или агрегатором) и получает карты для водителей.
- Пополнение баланса. Карта может работать по принципу предоплаты (сначала вносится сумма, которая расходуется при заправке) или постоплаты (оплата топлива происходит по выставленному счету).
- Заправка автомобиля. Водитель подъезжает к АЗС, выбирает колонку и сообщает оператору, что оплата будет производиться топливной картой.
- Авторизация операции. На кассе карта проходит через терминал, после чего система проверяет лимиты, тип разрешенного топлива и баланс.
- Оплата и чек. Сумма списывается с баланса карты или включается в счет компании. Водитель получает чек, а информация автоматически передается в систему учета клиента.
Виды топливных карт
Топливные карты принимаются в зависимости от типа: либо только в одной сети АЗС, либо в нескольких, если карта универсальная.
- Брендовые — карты, выпускаемые конкретной нефтяной компанией и действующие только в ее сети заправок.
- Универсальные — мультибрендовые карты, которые обслуживаются на АЗС разных операторов.
Выбор зависит от географии передвижения, структуры автопарка и потребностей бизнеса.
Брендовые карты
Эти карты выпускаются крупнейшими нефтяными компаниями: «Газпромнефть», «ЛУКОЙЛ», «Роснефть» и другими. Они действуют только на заправках выбранной сети. К преимуществам таких карт относится доступ к корпоративным скидкам и бонусным программам, а также фиксированные цены или специальные условия закупки топлива. Ограничения: возможность расплатиться только на АЗС определенной компании, а также зависимость от ценовой политики одного поставщика.
Такие карты подходят компаниям, которые работают в определенном регионе и регулярно заправляются на заправках одного бренда.
Универсальные карты
Мультибрендовые карты выпускаются банками или операторами безналичных расчетов и работают сразу в нескольких сетях АЗС. Такой картой можно заправляться на сотнях или тысячах станций разных операторов. К минусам можно отнести более высокую стоимость обслуживания карт, чем у брендовых.
Универсальные карты выгодно оформлять, если автопарк работает по всей стране и требуется широкая сеть АЗС, а также если компания не хочет зависеть от ценовой политики одного поставщика.
Преимущества топливной карты
Использование топливных карт дает бизнесу целый ряд преимуществ:
- Контроль расходов. Каждая операция фиксируется в системе, что исключает возможность нецелевого использования средств.
- Отчетность. Компании получают детализированные отчеты по каждому автомобилю и водителю, что упрощает бухгалтерский учет.
- Налоговая выгода. Все расходы по топливным картам легко подтверждаются документально, что позволяет учитывать их при расчете налогов. Если уплачиваете НДС, то владелец карты может возместить от 5% до 20% суммы, потраченной на топливо.
- Скидки и бонусы. Эмитенты предлагают скидки на топливо, бонусные программы и фиксированные цены, что снижает себестоимость поездок. Экономия за счет использования бонусной карты может составлять от 15% до 35% с учетом возврата налогов.
- Удобство. Банки предлагают возможность списывать деньги за топливо напрямую с бизнес-счета организации, а не пополнять баланс карты отдельно. Также для каждого водителя можно настроить лимит: по АЗС, виду топлива, количеству литров и максимальной сумме заправок. С помощью личного кабинета можно легко управлять доступом и лимитами по картами.
Также с помощью топливных карт можно расплачиваться не только за бензин, но и за сопутствующие в поездках услуги: автосервис, проезд по платным дорогам, мойку и других расходы.
Таким образом, топливная карта дает не только экономию, но и надежный инструмент управления расходами.
Кстати, для проверенных клиентов эмитенты топливных карт предлагают опцию овердрафта — отсрочку платежа до 30 дней для случаев, когда нужно экстренно заправиться.
«Поскольку стоимость ОСАГО регулируется на государственном уровне, в этом виде страхования может быть несколько меньше возможностей для управления его стоимостью, чем в случае с каско. Однако и здесь можно сохранить стоимость полиса на минимальном уровне, отказавшись от оформления расширенного пакета (ДСАГО). Кроме того, если автомобилем пользуются не весь год, можно купить полис только на сезон, что также выйдет дешевле.
В части каско возможностей управлять его стоимостью больше: можно выбрать только базовые риски или купить мини-каско, оформить полис с франшизой. В целом же выбрать полис с более выгодной стоимостью поможет сравнение предложений нескольких страховщиков, в том числе, например, с помощью маркетплейсов», — напоминает эксперт-аналитик Банки.ру Эряния Бочкина.
Как пользоваться топливной картой
Чтобы пользоваться топливной картой и заправляться без очередей, нужно выполнить ряд действий.
Шаг 1. Определиться с желаемым типом карты, исходя из особенностей бизнеса.
Шаг 2. Изучить предложения агрегаторов и банков. Убедитесь, что у карты нет скрытых комиссий и платежей.
Шаг 3. Оформить заявку на получение топливной карты на сайте эмитента топливной карты.
Шаг 4. Получить карту в офисе оператора или у агрегатора.
Шаг 5. Настроить лимиты и разрешенные виды топлива в личном кабинете, а также пополнить баланс карты, чтобы начать заправки.
Шаг 6. Передать карту водителю или закрепить за автомобилем.
Кстати, топливную карту можно сделать виртуальной.
При заправке авто сообщите оператору АЗС о расчете картой и предъявите ее на кассе. Введите ПИН-код или данные, если это предусмотрено системой.
Топливная карта: что важно запомнить
Топливная карта — это не просто инструмент для оплаты на заправке, а полноценная система управления затратами компании. Она упрощает контроль расходов на горючее, снижает риски злоупотреблений и позволяет экономить за счет скидок и налоговой выгоды. Выбирая карту, важно учитывать особенности бизнеса: для локальных перевозок подойдут брендовые карты, а для дальних и разнонаправленных маршрутов — универсальные.
