Как оплачивается командировка и какие расходы в поездке компенсируют дополнительно

В командировке сотрудник не теряет зарплату. За рабочие дни ему платят средний заработок, а сверху компенсируют проезд, жилье и суточные. 

Разбираемся, как оплачиваются командировочные и выходные в поездке, может ли быть средний заработок ниже зарплаты и должен ли работодатель компенсировать разницу.

Расчет среднего заработка для командировки

Если сотрудника направляют в служебную поездку, за ним сохраняется средний заработок. Это требование ст. 167 Трудового кодекса РФ. Порядок расчета установлен ст. 139 Трудового кодекса РФ.

Ниже разберем, как рассчитать средний заработок для командировки, по шагам.

Шаг 1. Определяем расчетный период

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки.

Если, например, командировка начинается в марте 2026 года, расчетный период — с марта 2025 года по февраль 2026 года включительно.

Если сотрудник работает меньше года, берут фактически отработанное время.

Важно! Для командировки учитываются именно рабочие дни, а не календарные.

Из расчетного периода исключаются такие периоды, как:

• больничные;
• ежегодные отпуска;
• отпуска без сохранения заработной платы;
• простои не по вине работника;
• предыдущие командировки;
• другие периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок.

Шаг 2. Определяем фактически отработанные дни

Предположим, сотрудника направили в командировку с 10 марта 2026 года на 5 рабочих дней.

По производственному календарю за расчетный период было 247 рабочих дней.

В июне 2025 года сотрудник болел 9 рабочих дней, в октябре 2025 года был в отпуске 14 рабочих дней.

Считаем:

247 − 9 − 14 = 224 рабочих дня.

Это количество фактически отработанных дней для расчета среднего заработка при командировке.

Шаг 3. Определяем выплаты за расчетный период

В расчет включаются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда:

• оклад;
• доплаты;
• надбавки;
• премии.

Не включаются больничные, отпускные, материальная помощь и социальные выплаты.

Допустим, сотрудник получает оклад 110 000 рублей в месяц. В декабре 2025 года ему выплатили годовую премию 120 000 рублей.

Считаем выплаты:

110 000 × 12 = 1 320 000 рублей. Плюс премия 120 000 рублей.

Итого заработок за расчетный период — 1 440 000 рублей.

Шаг 4. Рассчитываем среднедневной заработок

Формула расчета среднего заработка для командировки: 

Среднедневной заработок = выплаты за расчетный период / фактически отработанные дни.

1 440 000 / 224 = 6 428,57 рубля.

Шаг 5. Рассчитываем оплату за дни командировки

Командировка длится 5 рабочих дней.

6 428,57 × 5 = 32 142,85 рубля.

Это средний заработок для командировки, который работодатель обязан выплатить сотруднику. Сумма облагается налогом на доходы физических лиц, как и обычная заработная плата.

Как вычисляется средний заработок

Расчет среднего заработка при командировке всегда включает три ключевых элемента: 

• расчетный период;
• отработанные дни;
• учитываемые выплаты.

Сначала определяют расчетный период — 12 месяцев до месяца начала командировки.

Периоды, которые не учитываются, исключают из расчета. Это важно: если не исключить больничные или отпуск, средний заработок может быть занижен.

Затем определяют среднедневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = заработок за расчетный период / фактически отработанные дни.

После определяют сумму для оплаты командировки.

Оплата командировки = среднедневной заработок × количество рабочих дней командировки.

Обратите внимание: учитываются именно рабочие дни по графику сотрудника, а не календарные дни нахождения в поездке.

Если в организации произошло повышение окладов в целом по компании или подразделению до или во время командировки, средний заработок индексируют.

Если средний заработок меньше обычной зарплаты

Иногда средний заработок при командировке оказывается ниже, чем сотрудник получил бы по окладу за те же дни. Например, если в расчетном периоде были больничные или сотрудник не получал премии.

Возникает вопрос, оплачивается ли командировка по окладу или среднему заработку? Работодатель обязан произвести расчет среднего заработка при командировке. Это требование ст. 167 Трудового кодекса РФ. Заменять его оплатой по окладу нельзя.

Но работодатель может установить доплату до обычного уровня дохода. Такую возможность должны закрепить в трудовом или коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В этом случае сначала рассчитывают средний заработок для командировки. Затем сравнивают его с суммой, которую сотрудник получил бы по окладу. Если средний заработок меньше и внутренние документы предусматривают гарантию сохранения более высокого дохода, выплачивается доплата.

Как оплачивается командировка в рабочий день

В 2025 году изменились правила оформления и оплаты служебных поездок. Сейчас при расчетах применяются два ключевых документа: Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «О служебных командировках» и Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». В 2026 году работодатели обязаны руководствоваться именно ими вместе со статьями 167 и 168 Трудового кодекса РФ.

Командировка — это служебная поездка вне места постоянной работы по поручению работодателя. На период поездки за сотрудником сохраняются трудовые гарантии — право на оплату труда и на компенсацию понесенных расходов.

Если командировка приходится на рабочий день по графику сотрудника, за такие дни сохраняется средний заработок. Работодатель не может заменить его выплатой оклада или часовой ставки. 

Кроме оплаты по среднему заработку работнику возмещаются командировочные расходы: проезд, проживание, суточные и иные расходы, согласованные с работодателем.

Разберем на примере.

Предположим, сотрудника направили в другой город с 16 по 20 февраля 2026 года. По его графику это пять рабочих дней. Среднедневной заработок составляет 4950 рублей.

Оплата командировки в рабочий день рассчитывается так:

4950 × 5 = 24 750 рублей.

Именно эту сумму работодатель обязан начислить как оплату командировки по среднему заработку. Она облагается НДФЛ как обычная заработная плата.

Дополнительно работнику выплачиваются суточные и компенсируются подтвержденные расходы на проезд и проживание. Например, если суточные установлены локальным актом в размере 1000 рублей в день, за пять дней сотрудник получит 5000 рублей суточных. Отдельно компенсируют билеты и гостиницу.

Так, если сотрудник едет в другой город, то за рабочие дни ему выплачивают средний заработок, а также компенсацию расходов. 

Если дни командировки совпали с выходными по графику сотрудника и он в эти дни не работал, средний заработок за них не сохраняется. Если же сотрудник в выходной день выполнял работу или находился в пути по распоряжению работодателя, работа оплачивается не менее чем в двойном размере или в одинарном размере с отгулом. Размер оплаты зависит от системы оплаты труда сотрудника. Например, если сотрудник на окладе 120 000 рублей при норме 20 рабочих дней в месяце, дневная ставка составит 6000 рублей. Тогда за работу в выходной день ему должны начислить не менее 12 000 рублей или 6000 рублей и предоставить дополнительный день отдыха.

Как рассчитать командировочные расходы

Командировочные — это не только оплата по среднему заработку. Работодатель обязан отдельно компенсировать расходы, которые сотрудник несет из-за служебной поездки. 

Работнику должны возместить:

• проезд к месту командировки и обратно;
• наем жилья — гостиницу, апартаменты, аренду квартиры;
• суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы с ведома работодателя, например, такси, городской транспорт, интернет, оформление визы.

Это и есть командировочные расходы. Их выплачивают сверх среднего заработка.

Размер суточных и правила компенсации коммерческие организации устанавливают в локальных нормативных актах. 

Компания может установить разные размеры суточных для разных категорий работников.

Как рассчитать командировочные

Шаг 1. Определить количество дней командировки

Считают все календарные дни поездки, включая день выезда и день возвращения.

Шаг 2. Рассчитать суточные

Количество дней умножают на размер суточных, установленный локальным актом.

Шаг 3. Учесть расходы на проезд

Компенсируют фактические расходы по билетам туда и обратно.

Шаг 4. Учесть расходы на проживание

Возмещают по документам — в пределах фактических затрат или лимита, если он установлен внутренними документами.

Шаг 5. Добавить дополнительные расходы

Только если они согласованы с работодателем и подтверждены документально.

Например, сотрудника направили в командировку в Уфу с 3 по 7 февраля 2026 года. Это пять календарных дней.

В компании установлены суточные — 1 200 рублей в день.

• Суточные: 1 200 × 5 = 6 000 рублей.
• Билеты: поезд туда и обратно — 8 400 рублей.
• Проживание: гостиница — 4 ночи по 4 500 рублей. 4 500 × 4 = 18 000 рублей.
  
  Итого командировочных должны выплатить: 6 000 + 8 400 + 18 000 = 32 400 рублей.

Эту сумму выплачивают в качестве компенсации расходов. Она не заменяет оплату по среднему заработку за рабочие дни.

Расходы на проезд и проживание необходимо подтвердить билетами, посадочными талонами, чеками, счетами гостиницы.

Если сотрудник потратился на такси или интернет, нужны кассовые чеки или иные подтверждающие документы.

Суточные подтверждать чеками не нужно. Их выплачивают за каждый день нахождения в командировке.

Оплата дней в пути

День выезда и день возвращения считаются днями командировки. Если по графику сотрудника это рабочие дни, за них выплачивают средний заработок.

Важно! Для командировок в Донецкую Народную Республику, Луганскую Народную Республику, Херсонскую и Запорожскую области действует специальный режим. Он установлен Постановлением Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915.

Для организаций, обеспечивающих жизнедеятельность населения или восстановление инфраструктуры, предусмотрены дополнительные гарантии:

• двойной средний заработок;
• суточные — 8 480 рублей;
• компенсация жилья — по фактическим расходам, но не более 7 210 рублей в сутки.

Если компания подпадает под действие этого постановления, расчет командировочных производится с учетом этих повышенных норм.

Как оплачивается командировка: главное

• При направлении в командировку за сотрудником сохраняют средний заработок.
• Для определения среднего заработка используют расчетный период — 12 календарных месяцев до месяца начала командировки. Если сотрудник работает меньше года, учитывается фактически отработанное время.
• Для расчета учитывают только фактически отработанные рабочие дни, из периода исключаются больничные, отпуска, простои и другие неотработанные дни.
• В расчет включают выплаты по системе оплаты труда: оклад, премии, доплаты и надбавки. Не включают отпускные, больничные и социальные выплаты.
• Среднедневной заработок определяют по формуле: Среднедневной заработок = Выплаты за расчетный период / Фактически отработанные дни.
• Оплату командировки в рабочий день рассчитывают по формуле: Оплата командировки = Среднедневной заработок × Количество рабочих дней командировки.
• Кроме среднего заработка работодатель обязан компенсировать командировочные расходы. К ним относятся проезд, проживание, суточные и другие согласованные расходы.
• Суточные выплачивают за каждый день командировки без подтверждения фактических затрат.
• Расходы на проезд и проживание возмещают по документально подтвержденным фактическим затратам.
• Дни выезда и возвращения считаются днями командировки. Их оплачивают по среднему заработку, если по графику сотрудника они являются рабочими.

Бываете в командировках?

Расскажите, как такие поездки оформляют в вашей компании.

Прокомментировать

Сохраните ваши сбережения

Оформите выгодный вклад на Банки.ру

Подробнее