Минэкономразвития РФ внесло в правительство проект закона, которым предлагается перевести деловой документооборот в электронный вид. Об этом в понедельник сообщили в МЭР.
Законопроект подготовлен в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Изменения в законодательство направлены на совершенствование правового регулирования в сфере создания, использования и хранения электронных документов, в том числе электронных дубликатов документов на бумажном носителе.
Действующим законодательством закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций. Так, например, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд рублей в год. Общие затраты субъектов предпринимательской деятельности на хранение бумажных документов оцениваются в 3,5 трлн рублей в год.
Законопроектом МЭР планируется ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, возможность конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости. «Сегодня бизнес должен хранить документацию в бумажном виде. Минэкономразвития предлагает перевести ее в электронный вид, а бумажные экземпляры уничтожить через год после цифровизации, если иное прямо не установлено нормативными актами. Это сэкономит предпринимателям время, место и деньги», — прокомментировал инициативу заместитель министра экономического развития Владислав Федулов.
Согласно законопроекту, появится возможность создания дубликатов документов на бумажном носителе в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа. Будет введена общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному документу. При этом равнозначность обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:
- создание дубликата лицом, ранее подписавшим исходный документ, аккредитованным лицом или иными лицами, предусмотренными федеральным законом;
- сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа;
- подписание дубликата усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания.
Предусматривается регулирование механизма конвертации электронных документов. Под этим подразумевается преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением его содержания. Конвертированный документ равнозначен исходному при соблюдении условий, установленных законопроектом.
Устанавливаются требования к осуществлению предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности.
Устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов. Предусматривается порядок передачи электронных дубликатов документов при ликвидации аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению электронных документов: он призван исключить возможность утери таких документов.
Предусматривается возможность сокращения срока хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов. При соблюдении требований к изготовлению дубликата и его хранению срок может быть сокращен до одного года (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом правительства или нормативным актом Банка России).
Нормы законопроекта будут распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено иными нормативными правовыми актами. В том числе станет возможным хранение в электронном виде:
- согласий на обработку персональных данных, отзыв таких согласий;
- документов бухгалтерского учета;
- документов, создаваемых кредитными организациями;
- согласий на получение рекламы;
- договоров о присоединении сетей электросвязи;
- аудиторских заключений и других документов.
