В каком случае бизнесу выгодно работать по кредит-ноте

Что такое кредит-нота? Как бухгалтерам обеих сторон сделки оформить такую операцию? Как ФНС учитывает этот документ? Рассказываем в материале.

Что такое кредит-нота простыми словами

Кредит-нота — это финансовый инструмент, который используется в международной торговле. Это документ, который выпускается по договоренности между продавцом и поставщиком. 

Кредит-нота используется в двух случаях: 

• как подтверждение договоренностей о льготах — скидки, отложенные платежи, кредит на определенных условиях;
• как документ возврата уплаченных денег или товара, например в случае брака.

Если попросту, то это официальное уведомление от одной стороны к другой, что в рамках сделки была предоставлена скидка или был сделан возврат за товары или услуги.

Кредит-нота от других документов отличается несколькими характеристиками:

• Имеет уникальный номер для упрощения учета и отслеживания.
• Содержит информацию о корректировке с ранее выставленным счетом или счета-фактуры.
• Указывает причину корректировки, будь то возврат, ошибочная оплата или скидка.
• Отображает исправленную сумму денег, которая должна быть учтена в финансовых отчетах обеих сторон.
• Обычно кредит-ноту составляет поставщик.
• Нет унифицированной формы документа.

В России кредит-ноты не распространены, но все-таки используют. Как правило, чтобы оформить бонусы и скидки, которые поставщик предоставляет покупателю, если последний выполнил условия, прописанные в договоре. 

Получается, что в документах первичной отчетности — например, в актах приема-передачи, будет указана одна цена, но по факту стороны расплатились по другим суммам. Как раз, чтобы зафиксировать для отчетности эту разницу, и оформляют кредит-ноту.

Пример. Производитель кормов для животных «Рога и Копыта» поставил магазину «Ушастик» 2 тонны корма за 500 тыс. рублей. Стороны заранее договорились, что если продавец сможет реализовать всю партию за месяц, то скидка на поставку составит 10%. Как раз возврат 50 тыс. рублей поставщик оформит по кредит-ноте.

Условия для оформления кредит-ноты оговариваются сторонами заранее и фиксируются в договоре. Условий может быть несколько, например: 

• достижение объема закупок;
• 100% предоплата перед поставкой;
• ускоренная реализация товара;
• обнаружился брак.

Когда составляют кредит-ноту

Основания для кредит-ноты прописываются в условиях договора, где поставщик предоставляет клиенту возможность получить бонус или скидку в случае выполнения определенных условий. Когда такие условия удовлетворены, поставщик выписывает и направляет клиенту кредит-ноту, фиксируя его право на скидку или возврат ранее уплаченной суммы. 

Необходимость в кредит-ноте возникает, если первоначальный договор был заключен на полную стоимость и в нем была указана возможность предоставить скидку под определенные условия, но при этом не предусматривалось изменение цены товара в таких случаях.

Каким образом оформляется кредит-нота

Установленной формы кредит-ноты нет. Однако стоит придерживаться норм бизнес-документации. Поэтому обязательные пункты будут такие: 

• Реквизиты компании в правом углу — название юрлица, адрес регистрации, контакты, должность подписанта и его ФИО.
• В заголовке ясно указывается, что это кредит-нота. По желанию присваивается уникальный номер для отслеживания и учета.
• Дата выпуска кредит-ноты.
• Информация о продавце и покупателе.
• Описание причины или обстоятельств, по которым выдается кредит-нота.
• Детализация корректировки. Перечисление товаров или услуг, их количество и сумма денег, на которую корректируется счет.
• Подписи и печать организации, удостоверяющие законность документа.

Иногда кредит-нота может сопровождаться копиями связанных документов (например, оригинал счета-фактуры), подтверждающих основания для ее выдачи. Важно, чтобы все описанные в кредит-ноте обстоятельства были отчетливо видны и понятны обеим сторонам.

Как оформить кредит-ноту в бухгалтерском и налоговом учете

Кредит-нота в России является неоднозначным инструментом, так как нет четкого закрепления в законодательстве, и налоговые органы могут истолковать ее по-разному. 

ФНС считает, что кредит-ноту следует рассматривать как прощение долга. В налоговом учете ее следует оформлять как безвозмездную передачу, которая не влияет на налоговую базу. Ретроспективных скидок Налоговый кодекс не предусматривает.

Учет у поставщика. В бухучете нужно заново оформить отгрузочные документы, а также скорректировать счет-фактуру. Если была предоплата, но представлена ретроспективная скидка по кредит-ноте, то можно оговоренную сумму зачесть в счет аванса для будущей загрузки.

Для российских компаний делать возврат по кредит-ноте сложно: чтобы учесть скидку как расход, бухгалтерам и финансовому отделу придется доказать налоговой, что операция была обоснованной и обязательно нацелена на получение дохода.

Учет у покупателя. В налоговом учете сумма скидки учитывается как внереализационные доходы. Для бухучета важно получить письменное подтверждение прощения части долга и кредит-ноту. Бухгалтер записывает этот факт в прочих доходах (Дт 60 Кт 91.1.) по дате получения документа.

Плюсы и минусы кредит-ноты

К преимуществам кредит-ноты можно отнести: 

• удобство для внешнеторговой деятельности — за рубежом этим инструментом пользуются активнее, чем в России;
• помощь в выстраивании долгосрочных отношений: если поставщик и продавец договариваются о взаимовыгодных условиях, то при длительном сотрудничестве кредит-нота облегчит бизнес-процессы;
• понятные бизнес-отношения: не нужно постоянно договариваться о скидках, правилах реализации и оплаты.

Однако эти же плюсы можно рассматривать как минусы: 

• для российского законодательства кредит-ноты не существует, поэтому такая форма отношений плохо подходит для сотрудничества внутри страны;
• для российских компаний учет кредит-ноты сложен;
• жесткие рамки отношений — даже если ситуация на рынке сменится, сторонам сложно будет договориться о скидках или возврате, ведь учесть все ситуации в договоре невозможно.

Как используется кредит-нота: кратко

• Кредит-нота — это документ, в котором подтверждается скидка или возврат средств покупателю от поставщика. Как правило, кредит-нота используется в международной торговле.
• Кредит-нота не имеет прямого закрепления в российском законодательстве и требует внимательного учета при интерпретации налоговыми органами.
• ФНС и Минфин считают, что кредит-ноту нужно учитывать как прощение долга, то есть безвозмездную передачу имущества.
• Минфин указывает, что стоимость безвозмездно переданного имущества можно не учитывать при расчете налоговой базы.
• Всегда консультируйтесь с бухгалтером или юристом при работе с кредит-нотами, поскольку для учета этих документов нужно точное соблюдение законодательства и осторожный подход при налоговом учете.