Что такое KPI и когда стоит применять его в бизнесе

Рассказываем, как бизнес может использовать ключевые показатели эффективности — планировать и контролировать свой доход, достигать новых целей быстрее, и почему KPI выгоден для сотрудников.

Что такое KPI

KPI (с англ. Key Performance Indicator) — ключевой показатель эффективности бизнеса в целом или отдельного сотрудника. В русском языке также могут использовать аббревиатуру КПЭ — ключевые показатели эффективности. Цель такой системы — направить действия всех сотрудников на достижение определенной цели с помощью достижения показателей.

Под такие показатели подпадают все метрики, к которым стремится бизнес. Например, продать в следующем квартале в два раза больше собственных изделий, набрать в следующем месяце на 2 тыс. подписчиков больше или заработать 1 млн рублей чистой прибыли — все это ключевые показатели эффективности.

Обычно KPI ограничен каким-то определенным временным периодом или сроком. Например, заработать 1 млн чистой прибыли не за абстрактный период, а, например, за полгода.

Ключевые показатели эффективности основываются на метриках, числах, процентах и долях. KPI помогает бизнесу:

• ставить стратегические цели и следить за их достижением;
• определять планы развития отделов, филиалов, а также сотрудников и оценивать их эффективность работы;
• выстраивать механизмы мотивации для сотрудников, которые получают сдельную оплату труда, или их премии. Это зависит от достигнутых показателей.

Часто ключевые показатели эффективности используют в больших корпорациях для мотивации сотрудников и их премирования. Однако KPI — это абсолютно любые цифры, которые можно использовать для планирования. Показатели могут быть и у репетитора, и у маленькой булочной, и у крупной корпорации.

Виды КПЭ

В широком смысле ключевые показатели эффективности разделяют на высокоуровневые и низкоуровневые.

Высокоуровневые показатели — основная цель бизнеса. Часто это план по годовой чистой прибыли компании или ежемесячная выручка, которая показывает, что бизнес безубыточен.

Такие числа часто вписывают в финансовую модель бизнеса.

Высокоуровневый KPI — показатель стратегического планирования. Обычно его делят на несколько низкоуровневых показателей: большую цель делят на несколько небольших задач и подзадач. 

Ключевые показатели эффективности также разделяют на:

1. Оперативные, которые отражают текущую ситуацию в компании и помогают решать возникающие задачи.
2. Стратегические, которые отражают деятельность компании за определенный период и позволяют корректировать планы на следующие периоды.

Кроме того, КПЭ разделяют на:

• показатели затрат;
• показатели эффективности;
• показатели функционирования (соответствие какого-либо процесса прописанной модели);
• показатели производительности — соотношение полученного результата и затраченного на это времени;
• показатели результативности — какой результат удалось достигнуть.

Показатель результативности помогает оценить результаты трудовой деятельности сотрудников. Также KPI используют при расчете премиальной части заработной платы.

Как связаны KPI и заработная плата

Внедрение показателей эффективности при оплате труда компания должна четко понимать, каких целей хочет достигнуть. Такие цели должны иметь конкретные цифры. Например, занять 3 место по узнаваемости бренда среди производителей аналогичных товаров к концу года, увеличить оборот на 5% за шесть месяцев и т. д.

Мотивационная система должна повысить интерес сотрудника к работе. При этом важно помнить, что не все сотрудники могут повлиять на достижение бизнес-целей компании. Например, секретарь, бухгалтер или документовед. Для таких сотрудников нужно установить критерии эффективности, специфичные именно для их работы, и привязать их к реализации целей и задач конкретного подразделения.

Например, у секретаря в КПЭ могут быть заложены показатели качества обработки входящей документации, скорость ответа на запросы.

Для внедрения системы ключевых показателей эффективности бизнесу важно:

• четко сформулировать цели;
• разработать низкий и высокий показатели эффективности;
• распределить полномочия и обязанности между сотрудниками;
• определить, на какие индикаторы для достижения общей цели влияет каждый отдел и каждый сотрудник в частности;
• сформулировать отдельные индикаторы для каждого работника;
• разработать алгоритм начисления заработной платы с учетом ключевых показателей эффективности.

Понять, правильно ли в компании выстроена система KPI, помогут продуманные и определенные величины. 

У сотрудника не должно быть много показателей — идеально не более пяти. Каждый показатель должен иметь свой вес, который будет отражаться в заработной плате. Обычно бизнес прибегает к модели, где работник получает фиксированный оклад, при этом мотивационная часть выплачивается к окладу дополнительно, например, в виде ежеквартальной или полугодовой премии.

При внедрении KPI бизнесу важно придерживаться трех правил:

• в компании, отдельном подразделении и у отдельного сотрудника не должно быть много показателей;
• индикаторы должны быть измеримыми;
• временные и финансовые затраты на измерение таких параметров не должны быть выше стоимости последних.

Индикаторы KPI

Оценить эффективность работы сотрудников можно с помощью различных показателей, например, нормы продаж, количества сделок — все зависит от конкретной деятельности сотрудника.

Для оценки эффективности в качестве индикаторов бизнес может использовать:

• количество задач на сотрудника — сколько задач он может выполнить за определенное время;
• объем работ на определенного сотрудника — полезен для оценки эффективности конкретных сотрудников, которые занимаются однотипным трудом;
• скорость реализации задач — с помощью этого показателя можно оценить эффективность выполнения работы.

Важно тестировать разные показатели, изучать полученные результаты и менять их под свой бизнес, определять новые способы оценки.

Плюсы и минусы системы KPI

Ключевые показатели эффективности в компании имеют как преимущества, так и недостатки.

К плюсам КПЭ можно отнести:

• прозрачную систему оценки сотрудников и бизнес-процессов;
• дополнительную мотивацию сотрудников;
• быстрое обнаружение ошибок и неэффективных решений в бизнес-процессах, слабых сторон в работе сотрудника, отдела или всей компании в целом;
• дополнительный контроль качества товаров и услуг;
• прогнозирование выполнения задач, например, по объемам продаж, новым клиентам и т. д.

К минусам можно отнести:

• сложности в определении и расчетах показателей;
• неверно выбранные показатели, которые не приводят к более эффективным процессам;
• дополнительные затраты на проверку отчетов;
• временные затраты на адаптацию персонала под новые требования;
• сопротивление персонала внедрению КПЭ. Если неправильно объяснить работникам цели и пользу от новых правил, они могут ошибочно предположить, что руководство компании пытается снизить им заработную плату;
• манипуляции показателями, когда недобросовестные сотрудники указывают недостоверные данные, чтобы получить премию больше;
• возможность оценки только количественных показателей. В погоне за цифрами сотрудники могут игнорировать качественные показатели работы.

Что нужно помнить о КПЭ: главное

• KPI — ключевые показатели эффективности деятельности компании. 
• От КПЭ зависит прибыль компании и качество работы сотрудников. Если ориентироваться на ключевые показатели эффективности, можно понять, насколько прибыльна деятельность и нужно ли менять бизнес-модель.
• Такие показатели должны измеряться в цифрах и иметь четкие сроки для достижения.
• Если выстроить систему KPI неверно, например, сотрудник должен достигнуть более пяти показателей, он может потерять мотивацию и выполнять свою работу некачественно.
• KPI — это ключевые показатели эффективности бизнеса. От них зависит прибыль компании и эффективность работы сотрудников. Если ориентироваться на KPI, можно проследить, насколько успешен бизнес и нужно ли что-то менять в бизнес-модели, чтобы больше зарабатывать.