От опозданий и вынужденных уходов с рабочего места не застрахованы многие работники. Обычно в этом случае работодатель просит сотрудника написать объяснительную. Рассказываем, как составить такой документ, чтобы не испортить деловую репутацию и избежать дисциплинарных взысканий.
Что такое объяснительная
Объяснительная записка — документ, в котором человек объясняет, почему совершил или не совершил определенные действия.
С помощью объяснительной работник может донести до руководства обстоятельства, которые привели к опозданию, отсутствию на рабочем месте, невыполнению трудовых обязанностей и так далее.
Работодатель не может применить к сотруднику дисциплинарное наказание за проступок без письменного объяснения. При этом после объяснительной дисциплинарное взыскание наступает не во всех случаях. Работодатель может зафиксировать таким образом позицию сотрудников по какой-либо ситуации, например по невыполнению месячного плана продаж, или расценить объяснения работника в качестве уважительной причины для какого-либо проступка.
Зачем и в каких случаях писать объяснительную записку
Объяснительная записка нужна, чтобы объяснить причину нарушения определенных правил. Кроме того, такой документ может стать доказательством, если проблему приходится решать в суде.
Объяснительная может потребоваться в следующих случаях:
- работник исполнил свои служебные обязанности недобросовестно, например, пропустил сроки подготовки отчетности;
- сотрудник нарушил трудовую дисциплину, например, опоздал или в принципе не пришел на работу, проигнорировал должностные инструкции и т. д.;
- сотрудник занимался личными делами в рабочее время;
- студенты или школьники пропустили занятия.
Виды объяснительных записок
По содержанию объяснительные записки можно разделить на составляемые для:
- пояснения отдельных моментов выполняемой работы;
- объяснения действий или бездействия в рамках трудового процесса.
Также объяснительные записки можно разделить на:
- оправдательные записки, когда сотрудник нарушил правила организации, например, ушел с работы раньше положенного времени;
- поясняющие действия других лиц. Руководство может потребовать такой документ в спорной ситуации, чтобы определить, кто из работников действительно виновен. Каждый из сотрудников составляет объяснительную, а руководитель после анализа бумаг должен вынести вердикт.
Уведомление работника о необходимости написать объяснительную
Руководитель может потребовать от работника дать объяснительную как письменно, так и устно. Обычно работодатель дает сотруднику письменное уведомление: в дальнейшем оно может стать таким же доказательством, как и сама объяснительная, если конфликт придется решать через суд.
Строгой формы для такого уведомления нет. Однако обычно такой документ содержит:
- название организации и Ф. И. О. руководителя;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- подробности нарушения;
- просьба подготовить объяснительную;
- сроки для сдачи документа;
- дата составления уведомления и подпись работодателя.
На этом документе сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомлен с требованием руководства. Если работник отказывается подписать уведомление, руководитель может направить документ по почте с уведомлением о вручении и зачитать его специально собранной для этого комиссии.
В какие сроки нужно написать объяснительную
Работник должен составить объяснительную в течение двух рабочих дней с момента нарушения. В этот период не входят отпуска и больничные.
Если работодатель письменно потребовал от сотрудника подготовить объяснительную, два дня отсчитывают с момента, когда сотрудник подписал такое уведомление.
Как написать объяснительную
В шапке документа нужно указать данные и должность работодателя. Ошибка — составлять объяснительную на имя руководителя подразделения.
Также в шапке нужно указать Ф. И. О. и должность составителя объяснительной.
В центре документа нужно написать его название — «объяснительная записка».
Затем необходимо описать обстоятельства ситуации. Здесь важно указать именно суть ситуации без эмоциональной составляющей. Например, причиной опоздания стала болезнь ребенка, которого пришлось срочно отвезти к врачу.
В объяснительной изложите только доводы, с которыми связано нарушение трудовой дисциплины. Вспоминать о том, что ваш коллега два дня без причин не появлялся на работе и никаких санкций к нему не применили, не нужно.
Будьте объективны к себе. Оправдывать свой прогул употреблением алкоголя из-за ушедшей супруги не стоит. Если уважительных причин для нарушения нет, лучше признать свою вину.
Перечислите работников, которые могут подтвердить ваши доводы.
Поставьте дату написания документа и подпись с расшифровкой. Также можно указать доводы, которые работодатель должен учесть, принимая решение о дисциплинарной ответственности.
К объяснительной также можно прикрепить подтверждающие документы, например, справку из больницы, повестку в суд и т. д.
Образцы объяснительной
Ниже приведем примеры объяснительных в самых распространенных ситуациях.
Объяснительная записка об опоздании на работу
В данном примере причиной опоздания сотрудника стала поломка трамвая. Работник приложил в качестве доказательства скрин своего местоположения, а также информацию об аварии с сайта трамвайного депо его города.
Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте в рабочее время
В данном случае сотрудника не было на рабочем месте по причине протечки трубы в квартире. В качестве доказательства работник приложил справку из домоуправляющей компании.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Невыполнение должностных обязанностей в некоторых случаях может обернуться увольнением. Чтобы разрешить ситуацию, сотрудник может составить объяснительную с уважительными причинами для невыполнения плана.
В этом примере наш специалист не смог выполнять свою работу из-за поломки компьютера. В объяснительной в качестве доказательства он прикрепил заявку на ремонт устройства.
Можно ли не писать объяснительную
В случае судебного разбирательства именно работодателю придется доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если подтвердить это обстоятельство не удастся, суд признает дисциплинарное взыскание незаконным.
Однако это совершенно не означает того, что если не написать объяснительную, то никакого наказания не последует. Если работник отказывается дать письменное объяснение, работодатель составит специальный акт. Такой документ станет доказательством того, что работодатель потребовал от специалиста объяснительную, но не получил ее.
В акте работодатель должен указать, когда, где и как запрашивал объяснительную у сотрудника.
Кроме того, работодатель может расценить отказ написать объяснительную как признание работником своей вины. А это может привести к дисциплинарному взысканию или увольнению.
Ответы на частые вопросы
Что делать, если работодатель уклоняется от приема объяснительной
Если работодатель под разными предлогами не принимает объяснительную от работника, последний может обратиться в трудовую инспекцию или профсоюз. Эти организации проведут проверку действий работодателя. Результаты такой проверки можно приложить к исковому заявлению в суд.
Что делать, если работник не виноват, но руководитель так не считает
В объяснительной записке укажите свою позицию о нарушениях в деятельности работодателя при оценке спорной ситуации и прикрепите к ней доказательства своей невиновности. После того как работодатель подпишет такой документ, объяснительная может стать доказательством в суде.
Как написать объяснительную: коротко
- Объяснительная записка — документ, в котором сотрудник объясняет работодателю, почему на рабочем месте произошла определенная ситуация.
- Объяснительную записку можно использовать в качестве аргументирования или пояснения каких-либо действий или ситуации.
- Грамотно составленная объяснительная записка помогает не только смягчить возможное дисциплинарное наказание за проступок на рабочем месте, но и полностью его избежать. А вот отказ от составления документа, наоборот, этого не гарантирует, поэтому пренебрегать составлением такого документа не стоит.
- Составить документ необходимо в течение двух рабочих дней. В этот период не засчитываются дни отпуска и больничного.
- Укажите в объяснительной только то, что имеет отношение к делу. О том, какая была погода на улице, когда вы опоздали, работодателю неинтересно. Сразу начните с сути дела.
- Важно составить объяснительную записку в деловом стиле, подробно изложить произошедшую ситуацию и по возможности прикрепить к ней доказательства. В этом случае у вас будет больше шансов на то, что работодатель пойдет вам навстречу и не будет применять штрафные санкции.
