С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях вести бумажные трудовые все же придется.
Рассказываем, кому еще нужна бумажная трудовая книжка, можно ли ее заводить в 2026 году и когда работникам доступен только электронный вариант документа.
Когда ведут только электронную трудовую книжку
Если сотрудник впервые устроился на работу в период с 2021 года, ему могут оформить только электронную трудовую книжку. Бумажный документ в этом случае уже не оформляется.
Такой вариант ведения сведений о трудовой деятельности используют только для работников, которые устраиваются на работу впервые и никогда раньше не вели трудовую книжку, сказано в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Когда ведут бумажную трудовую книжку
До 31 декабря 2020 года уже трудоустроенные работники должны были выбрать вариант ведения трудовой книжки — традиционный бумажный документ или электронный. Для этого они подавали работодателю письменное заявление в свободной форме.
Если сотрудник выбирал электронный вариант и отказывался от бумажной трудовой, ему выдавали документ на руки под подпись.
Работник мог выбрать бумажный вариант трудовой книжки. Если он устроится на новое место работы, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. Однако одновременно специалисту по кадрам придется вносить сведения о работнике и в электронном виде. Это делают для формирования цифровой информационной базы СФР.
Однако в любой момент сотрудник может изменить решение и отказаться от ведения бумажной книжки. В этом случае данные о трудовой деятельности будут вносить в электронную трудовую книжку.
Прием на работу в 2026 году с бумажной трудовой книжкой
Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, в самом документе нет закрывающей записи, работодатель должен принять ее, поставить в ней запись о приеме на работу, вести ее по прежним правилам и хранить в организации. Никаких изменений в ведении документов в данном случае нет. Если бумажная трудовая есть, работодатели обязаны вести ее по прежним правилам и одновременно вести электронную трудовую книжку.
Если сотрудник напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в бумажной должны сделать закрывающую запись об этом и выдать ее работнику.
Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году
При приеме на работу руководитель должен запросить у работника бумажную трудовую книжку. Если последний отказался от ее ведения, в документе должна быть закрывающая запись об этом. Документ остается у работника, никаких сведений туда вносить не нужно: важно именно убедиться в наличии или отсутствии закрывающей записи. Если она есть, работодатель может вести только электронную трудовую книжку. Когда такой записи нет, одновременно придется вести и бумажную трудовую книжку.
Дополнительно работник должен предоставить СТД-Р, если он ведет только электронную трудовую книжку.
Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку тем, кто впервые устраивается на работу в 2024 году
Если сотрудник трудоустраивается впервые, ему оформляют только электронный документ. Информацию о его трудовой деятельности ведут только в электронном виде.
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку
Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и получил трудовую книжку на руки с закрывающей записью, он не может вернуть бумажную трудовую обратно. Возможности вернуться к ведению бумажной трудовой законодательство не предусматривает.
Если работодатель согласился обратно принять бумажную трудовую, новые записи в ней могут признать недействительными. Придется изменять кадровые документы и подавать исправленные отчеты в СФР.
Если работник выбрал электронную трудовую книжку, вернуться к бумажному варианту он уже не может.
Если же работник не подал заявление о замене бумажной трудовой, работодатель продолжает вести старый документ в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.
Если работник отказался от электронной трудовой книжки, это не значит, что работодатель не должен заполнять сведения в электронном формате.
Частые вопросы
Можно ли сейчас оформить бумажную трудовую книжку?
Если ранее вам вели бумажную трудовую книжку и вы не написали заявление о переходе на электронный вариант, вы и дальше можете подавать при трудоустройстве бумажный документ.
Обратите внимание: если вы потеряли трудовую книжку, получить бумажный дубликат не получится.
Если же вы устраиваетесь на работу впервые или ранее подписали заявление об электронной трудовой книжке, оформить бумажную трудовую книжку также нельзя.
Можно ли заводить бумажную трудовую книжку в 2026 году?
До конца 2020 года сотрудник, который не имел трудового стажа ранее, мог выбрать ведение бумажной трудовой книжки. В 2026 году заводить новые бумажные трудовые книжки нельзя. Это также распространяется на дубликаты трудовых книжек.
Можно ли попросить бумажную трудовую книжку?
Сотрудник может запросить у руководства выдать бумажную трудовую книжку на руки. Для этого нужно подать письменное заявление.
Можно ли перейти с электронной на бумажную трудовую книжку?
Обратный переход на бумажную трудовую книжку не предусмотрен. Однако при трудоустройстве на новую работу специалист по кадрам должен запросить у работника бумажную трудовую книжку, чтобы проверить, что в ней есть закрывающая запись.
Мой профиль