Инвойс

Что такое инвойс

Инвойс (от англ invoice) — международный термин, обозначающий счет для оплаты, который продавец выставляет покупателю. В инвойсе содержится список оказанных услуг, их детальное описание, а также подробности проведения сделки и информация об участниках. 

Этот документ является подтверждением передачи объекта сделки покупателю и возложении на него обязательств по уплате средств в соответствии с оговоренными условиями.

Виды инвойсов

Коммерческий инвойс. Документ, который служит основанием для выполнения платежа за товары или услуги, он имеет особое значение для валютного контроля, особенно при подтверждении легитимности поступления средств из-за рубежа, является требованием Центрального банка РФ.

Инвойс-проформа. Документ, который выдается в виде предварительного счета-фактуры. Выставляется покупателю при отсутствии окончательного согласия по условиям сделки или при внесении покупателем авансового платежа.

От коммерческого инвойса проформа отличается тем, что он не зафиксирован в окончательных сроках и параметрах сделки и не содержит обязательного требования об оплате.

Применение документа

В Российской Федерации инвойсы применяются для проведения таможенной и валютной проверок во время осуществления международных коммерческих операций. Инвойс считается необходимым документом, как в процессе ввоза и вывоза товаров, так и при выполнении трансграничных финансовых операций.

Так выглядит образец инвойса

При пересечении товаром таможенных границ России инвойс подается таможенной службе для определения стоимости товара, что необходимо для исчисления таможенных сборов и налогов. Данные из инвойса позволяют таможне правильно оценить стоимость груза и гарантировать соблюдение необходимых таможенных процедур.

Инвойсы также необходимы при проведении валютных операций, связанных с международными сделками. Российские банки и службы валютного регулирования требуют предоставление инвойсов при проведении оплат в иностранной валюте. Этот документ составляется для установления основания валютной трансакции и создания прозрачности и правомерности финансовых операций.

Как правильно заполнять инвойс

Для корректного составления документа стоит придерживаться определенных принципов:

• Вводная часть должна содержать полное наименование организации, официальный адрес и контакты для связи. Должна быть указана дата выставления счета и уникальный идентификатор для возможности отслеживания.
• В документе обязательно должны быть отображены полное наименование клиента, адрес и контактная информация.
• Необходимо указать точные данные об ассортименте и объеме услуг или товаров, стоимости каждого из них и общей сумме к оплате, а также информацию о применимых налогах и скидках.
• Определить условия платежа, подходы к оплате и банковские данные.
• Дополнительные заметки: информация об условиях доставки, гарантийные обязательства и прочие детали коммерческого соглашения.

Опись товара

Опись представляет собой список с полным перечнем всех товаров, предназначенных для перевозки.

Необходимо указывать: 

• Полное наименование продукта.
• Код товара или артикул.
• Сведения о связанных экспортных документах, включая дату их выдачи.
• Назначение экспортируемых товаров.
• Количественные показатели.
• Номера позиций в соответствии с Внешнеэкономическим классификатором, если это необходимо.
• Тип упаковки, в которой осуществляется транспортировка.
• Вес каждого отдельного экземпляра товара с указанием меры измерения.
• Цену за штуку товара.
• Общее количество мест в отправке.

Однотипные товары следует вносить в список один раз, а их количество указывать в соответствующем столбце. Товары с одинаковыми характеристиками, но различающиеся серийными номерами, также следует записывать единожды, при этом все серийные номера перечисляются отдельно.

Советы по заполнению документа, чтобы не ошибиться 

1. Необходимо выписывать инвойс для всех товаров, предназначенных для экспорта за исключением корреспонденции; однако, если вес отправления с документацией превышает 5 кг, инвойс необходим и в этом случае.
2. Отгрузка от имени юридического лица должна сопровождаться корпоративной печатью, подписью и расшифровкой подписи уполномоченного лица.
3. При отправке груза от физического лица нужна личная подпись. 
4. Информация о продавце и покупателе в инвойсе и накладной должна совпадать.
5. Если инвойс состоит из нескольких страниц — печать и подпись необходимо ставить на каждой странице.
6. Должны быть указаны номера телефонов отправителя и получателя в международном формате, индекс или Zip Code получателя.
7. Необходимо заполнять экземпляр на русском и английском языках и на языке страны прибытия. Скачать образец инвойса можно здесь.