Штатное расписание

Что такое штатное расписание

При упоминании о штатном расписании в голове возникает образ большой таблицы, где все разложено по полочкам — и это недалеко от истины. Простыми словами, штатное расписание — это документ, где написано, какие должности есть в организации, сколько людей на каждой должности работает и, самое главное, сколько им за это платят. В отличие от других кадровых документов, таких как трудовой договор или должностная инструкция, штатное расписание носит обезличенный характер. Оно не содержит информации о конкретных сотрудниках, а лишь определяет потребность организации в тех или иных специалистах.

Решения для вашего бизнеса

Найдем по ИНН всего за 1 минуту

Подробнее

Зачем нужно штатное расписание

Штатное расписание выполняет несколько важных функций. Во-первых, это планирование фонда оплаты труда (ФОТ). В этом случае документ позволяет рассчитать общую сумму затрат на зарплату сотрудников на определенный период. Во-вторых, обоснование расходов перед налоговой. При проверках налоговые органы могут запросить штатное расписание для подтверждения расходов на оплату труда. В-третьих, защита при возникновении трудовых споров. Если в организации возникают споры с работниками (например, при увольнении из-за сокращения), документ обосновывает законные действия работодателя, ведь в штатном расписании четко прописаны должности и численность сотрудников. И, наконец, оптимизация кадровой структуры: с помощью штатного расписания руководитель может анализировать и оптимизировать кадровую структуру организации, а также выявлять дублирующие функции и на основании этого принимать решения о реорганизации.

Например, компания планирует открыть новый филиал. На основе штатного расписания можно определить, сколько потребуется новых сотрудников, на какие должности и с каким уровнем заработной платы.

Или, допустим, в организации проводится оптимизация расходов, в этом случае штатное расписание поможет понять, какие должности стоит упразднить или же перераспределить обязанности между сотрудниками.

Обязательно ли штатное расписание

Вообще в Трудовом кодексе нет прямого указания на штатное расписание, однако в статье 15 Трудового кодекса РФ и статьи 57 Трудового кодекса РФ указано, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, то такая должность должна соответствовать штатному расписанию, поэтому наличие документа в такой организации обязательно. Кроме того, вступление работника в должность предусматривает его наличие и в штатном расписании, иначе это будет считаться прямым нарушением трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В то же время без штатного расписания могут работать физлица без статуса ИП, микропредприятия и НКО. Такие организации используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия. Но даже в этом случае рекомендуется вести штатное расписание, так как оно упрощает управление персоналом и позволяет избежать возможных проблем с контролирующими органами.

Кстати, в отличие от других кадровых документов, таких как трудовой договор или должностная инструкция, штатное расписание носит обезличенный характер и не содержит информации о конкретных сотрудниках. 

Как оно выглядит?

Есть унифицированная форма штатного расписания — Т-3. Скачать бланк для самостоятельного заполнения можно здесь. В форме все стандартно: название организации, должности, оклады и количество штатных единиц. Этот бланк утвержден Госкомстатом России и носит рекомендательный характер.

Пример заполнения штатного расписания

Как составить?

Также организация вправе составить свою структуру штатного расписания либо заполнить форму Т-3. Чтобы корректно оформить таблицу, нужно ввести по порядку все данные:

1.     Верхняя строка — название организации.

2.     Далее — код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.     Дата составления и номер документа.

4.     Период действия штатного расписания.

5.     Дата и номер подписания приказа, которым утверждено штатное расписание. Количество работников в организации.

6.     В самой таблице заполняете названия структурных подразделений: например, «администрация», «отдел по связям с общественностью», «отдел хоз. обеспечения» и т. д.

7.     Указываете код подразделения.

8.     Прописываете должности сотрудников — специальность, разряд, квалификацию.

9.     Следующий шаг — указание количества штатных единиц по каждой должности. При этом тех, кто работает в компании по договору ГПХ, указывать не нужно.

10.   Добавляете оклад — тарифную ставку за месяц.

11.   В столбцах с 6-го по 8-й указываете размер надбавок.

12.   Укажите полную зарплату структурного подразделения. Для этого сложите оклад и все надбавки и умножьте на количество штатных единиц: (значения из столбцов 5 + 6 +7 + 8) × значение из столбца 4.

13.  В нижней строчке считаете итоговые данные для столбцов с 4-го по 10-й.

14. Отправляете заполненное штатное расписание на подпись руководителю кадровой службы и главному бухгалтеру.  

Как утвердить штатное расписание?

В большинстве случаев штатное расписание составляют сотрудники кадровой службы или бухгалтерии либо специалисты по организационному проектированию. Документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В нем указывается:

• Номер и дата приказа.
• Наименование организации.
• Основание для издания приказа (например, решение о реорганизации).
• Утверждение штатного расписания.
• Дата вступления штатного расписания в силу.
• Ответственные за исполнение приказа.

Руководитель компании подписывает документ, а затем с ним знакомят всех заинтересованных лиц — сотрудников кадровой службы, руководителей подразделений, бухгалтеров и т. д. «Штатка» вступает в силу с даты, которая указана в приказе об утверждении.

Штатное расписание. Главное:

• Штатное расписание — это внутренний документ, который содержит перечень структурных подразделений, должностей, численность штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд оплаты труда в организации.
• Форма Т-3 штатного расписания является рекомендованной, но не обязательной для организаций. Каждая компания вправе разработать свою форму штатного расписания.
• Правильное составление и утверждение штатного расписания позволяет оптимизировать расходы на оплату труда, избежать проблем с контролирующими органами и защитить интересы работодателя при трудовых спорах.
• Штатное расписание утверждается приказом руководителя и подписывается ответственными лицами.