Первичная документация

Что такое первичная документация?

Первичная документация — совокупность документов, которые фиксируют факты хозяйственной жизни предприятия. Они служат основанием для бухгалтерского учета и подтверждают совершение различных операций.

Составление первичной документации обязательно для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ведущих бухгалтерский учет. Они также должны содержать все необходимые реквизиты, определенные законодательством (наименование документа, дата составления, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностных лиц, их подписи и т. д.), и быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее завершения.

В Российской Федерации первичная документация регулируется:

• Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н.
• П. 2 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
• Письмами Минфина от 14.11.2022 № 03⁠-⁠03⁠-⁠06/1/110658, от 25.01.2017 № 03⁠-⁠01⁠-⁠15/3482.
• Ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Письмом ФНС от 26.02.2021 № СД⁠-⁠4⁠-⁠3/2476.
• Ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Реквизиты первичной документации

Первичные документы должны соответствовать установленным законодательством формам или внутренним стандартам компании, содержать обязательные реквизиты:

• Наименование документа.
• Дату составления.
• Содержание хозяйственной операции.
• Единицы измерения (в натуральном и денежном выражении).
• Наименования и реквизиты сторон (для договоров, актов и т. п.).
• Подписи ответственных лиц и, при необходимости, печати.

Какой срок хранения документов?

Первичные документы должны храниться в течение установленного законодательством срока (обычно пять лет), так как они могут понадобиться для проверок налоговыми органами, аудиторами и другими контролирующими органами.

Какие первичные документы нужны в бухгалтерии в 2024 году? 

К первичным документам бухгалтерского учета относятся: 

• документы по учету основных средств; 
• авансовый отчет; 
• транспортная накладная; 
• заказ-наряд; 
• акт выполненных работ; 
• акт по форме КС2; 
• акт об оказании услуг; 
• путевой лист; 
• товарная накладная; 
• приходный и расходный кассовые ордера; 
• бухгалтерская справка; 
• форма КС-3.

Правила оформления первичных документов

Документы должны быть составлены в момент совершения операции или сразу после ее завершения четко и разборчиво, допускается использование электронных документов с электронной подписью.

Все исправления должны быть сделаны в соответствии с установленными правилами: зачеркнутый текст должен оставаться читаемым, рядом вписывается правильный текст. Исправления должны быть заверены подписями с указанием даты.

Документ должен быть подписан уполномоченными лицами (например, руководителем, главным бухгалтером, материально ответственными лицами), при необходимости должна стоять печать организации.

Стадии документооборота первички

1. Прием в бухгалтерию.
2. Проверка корректности составления, при необходимости — внесение корректировок.
3. Внесение в систему учета.
4. Запись данных в учетных регистрах.
5. Отправка в архив.

Кто может подписывать первичную документацию

Право подписи первичных документов имеют руководитель, главный бухгалтер, работник, ответственный за конкретную операцию, например кассир. Передать его можно любому лицу приказом или доверенностью, указав реквизиты обеих сторон рядом в первичном документе.

Подпись на первичных документах должна быть выполнена собственноручно, использование факсимиле недопустимо.

Электронные первичные документы можно принять к учету и подтвердить ими расходы, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Внутренние документы организации, подписанные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, можно учитывать, если это предусмотрено учетной политикой. Внешние документы допускаются к учету при наличии соглашения с контрагентом о применении таких подписей.

Кто несет ответственность за нарушения при составлении документации

При обнаружении неточности в документе его возвращают сотруднику для внесения исправлений. Если ошибки были намеренными, это может быть квалифицировано как подделка документов с соответствующей ответственностью. 

Если ошибка появилась в бухгалтерских регистрах, то за ее исправление отвечают специалисты, которые составили и подписали регистр.