Авансовый отчет

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — документ, который используют для учета средств, выданных компанией подотчетным лицам на хозяйственные нужды. Бумага подтверждает, что эти лица использовали аванс для выполнения определенных служебных поручений или хозяйственных нужд.

Обычно под отчет выдают средства на командировочные нужды, представительские расходы, приобретение для организации товаров и услуг.

Подотчетными лицами являются сотрудники, которые получили деньги организации для оплаты ее расходов. Бухгалтерия обычно составляет приказ с работниками, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчет.

При этом подотчетное лицо не всегда является сотрудником компании. Это может быть любой человек, которому выдают деньги для оплаты товаров и услуг в интересах компании. Так, подотчетным лицом может быть и человек, с которым заключили договор гражданско-правового характера.

Правила оформления отчета подотчетным лицом

В отчете обязательно указывают сумму, которую получил специалист, и фактический расход. Отчет подкрепляют документами, подтверждающими расходы. Остаток средств подотчетные лица должны вернуть обратно. Если этого не сделать, необходимую сумму удержат из зарплаты.

Подотчетное лицо заполняет отчет в одном экземпляре. К нему специалист прикладывает все подтверждающие расходы документы, например, чеки, накладные, акты работ и т. д. Чеки, сформированные контрольно-кассовой техникой, должны содержать QR-код. Электронные чеки также нужно распечатать и приложить к отчету.

Если специалист оплачивал расходы своей банковской картой, то дополнительно к авансовому отчету нужно приложить выписку из банка.

Подотчетное лицо должно заполнить с первой по шестую графы. Это перечень документов и суммы затрат по этим бумагам. Важно подписать документ и поставить расшифровку подписи.

Нужно пронумеровать документы так, как они перечислены в отчете. После бухгалтерия должна принять авансовый отчет и выдать расписку о принятии документов к проверке.

Как заполняет авансовый отчет бухгалтер

Бухгалтер должен проверить:

• правильность заполнения авансового отчета;
• целевое расходование средств.

Специалист также должен сверить информацию в документе с приложенными чеками и пересчитать итоговые суммы.

После этого бухгалтер заполняет недостающие строки и графы на лицевой стороне отчета:

• номер документа;
• назначение аванса, например, командировочные расходы;
• нужные суммы в таблице о полученных и израсходованных средствах.

Под таблицей нужно указать количество приложенных документов и листов, а также сумму цифрами и прописью. На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятых к учету и счета бухучета.

Печать на таком документе не ставят.

Позднее этот отчет должен утвердить руководитель.

Особенности заполнения авансового отчета

Если подотчетное лицо сделало ошибку при заполнении отчета, бухгалтер или сам специалист могут ее исправить. Ошибочные данные зачеркивают и вписывают правильные. Рядом указывается дата исправления и подписи лиц, составивших документ.

При этом подотчетнику могут выдать новую сумму, даже если он не отчитался по старой. В этом случае он должен дополнительно заполнить «Предыдущий аванс — остаток».

Пример заполнения авансового отчета в коммерческой компании

Сроки подготовки

Период, в который подотчетное лицо должно составить авансовый отчет, утверждает руководство компании. При этом срок подготовки отчета по командировкам не может быть больше трех рабочих дней после возвращения из нее. В эти же дни подотчетник должен вернуть неизрасходованную сумму.

Также руководство компании утверждает сроки для проверки авансового отчета бухгалтером и для окончательного расчета с подотчетником.

Утверждение

Когда бухгалтер проверит отчет, исправит ошибки и сверит документы, его передают на утверждение руководителю. Срок для этого также устанавливает руководитель. Он вписывает в шапку документа итоговую сумму, дату утверждения документа, должность, подпись и ее расшифровку.

После этого отчет могут принять к бухгалтерскому учету.

Расчеты с подотчетным лицом

Если специалист израсходовал не все выданные ему деньги, он сдает остаток в кассу по приходному кассовому ордеру. Деньги также можно вернуть переводом. При этом в назначении платежа нужно указать: «‎Возврат подотчетной суммы».

Если специалисту, наоборот, даже пришлось израсходовать собственные средства, то недостающую сумму ему должны выдать по расходному кассовому ордеру или перечислить перерасход на его карту.

Сроки окончательного расчета с подотчетным лицом устанавливает руководитель.

После того как неизрасходованные средства вернут в кассу или выдадут перерасход подотчетному лицу, в отчете делается отметка об этом.