Бизнес-процесс

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс — это цепочка взаимосвязанных действий, которые компания регулярно выполняет для создания продукта или услуги. В отличие от разовых задач, например, ответить на письмо, или временных проектов, например, запуск нового сайта, процесс повторяется и подчиняется определенным правилам. Обычно он включает несколько этапов и участников, каждый из которых вносит свой вклад в создание продукта или услуги. Например, прием заказа, производство товара и его доставка — все это части одного бизнес-процесса.

Задача — это одноразовое действие, проект — ограниченное по времени мероприятие с уникальной целью. А бизнес-процесс — это ежедневная рутина компании, благодаря которой она работает стабильно и предсказуемо.

Зачем нужен бизнес-процесс? Он помогает стандартизировать работу: сотрудники четко знают, что и в каком порядке делать. Бизнес-процесс повышает эффективность — когда все этапы выстроены логично, компания тратит меньше времени и ресурсов. 

Например, если в магазине отлажен процесс приема товара, его не придется пересчитывать по три раза. Процессы помогают масштабировать бизнес: готовые схемы работы легко внедрить в новых филиалах или передать новым сотрудникам.

Руководство использует бизнес-процессы для контроля: они позволяют измерять результаты, внедрять улучшения, автоматизировать рутину и масштабировать бизнес. 

Допустим, клиенты жалуются на медленную доставку. Руководитель анализирует цепочку: прием заказа — сборка — передача в службу доставки. Если «тормозит» этап сборки, его можно оптимизировать — скажем, перераспределить обязанности между работниками или автоматизировать. Так процессы напрямую влияют на прибыль и конкурентоспособность компании.

Также, если компания растет и открывает новые филиалы, ей проще это сделать, когда есть четкое описание бизнес-процессов: сотрудники быстрее обучаются, стандарты качества сохраняются, а сбои снижаются.

Хорошо выстроенные процессы — это фундамент эффективной компании. Они помогают быстрее реагировать на запросы клиентов, уменьшать издержки и сохранять конкурентоспособность. Если бизнес работает по наитию, его сложно развивать и контролировать. Если — по процессам, есть база для роста.

Виды бизнес-процессов

Бизнес-процессы можно классифицировать по разным признакам — в зависимости от их роли, направленности и степени влияния на результат. Это помогает владельцам и управленцам лучше понимать, какие процессы требуют приоритета и на что стоит обратить внимание в первую очередь.

Основные (ключевые) процессы

Это процессы, которые напрямую создают ценность для клиента. Именно они обеспечивают выпуск продукта или оказание услуги — то есть то, за что клиент платит. Примеры: производство товара, доставка, обслуживание клиентов. Без этих процессов компания теряет смысл своего существования.

Вспомогательные процессы

Они не влияют напрямую на продукт, но обеспечивают условия для работы основных процессов. Например, подбор персонала, ИТ-поддержка, бухгалтерия или управление офисом. Без них бизнес тоже не сможет функционировать, но клиент не воспринимает их как часть конечного результата.

Управленческие процессы

Сюда входят планирование, стратегическое управление, бюджетирование, контроль качества и другие функции, направленные на координацию и развитие бизнеса в целом. Управленческие процессы влияют на все остальные — от них зависит, насколько слаженно работает компания.

По ориентации бизнес-процессы бывают:

• Внутренними — происходят внутри организации и не затрагивают напрямую клиентов. Например, согласование отпусков или расчет заработной платы.
• Внешними — направлены на взаимодействие с клиентами, партнерами, поставщиками. Это, например, прием заказов, обработка обращений или переговоры с подрядчиками.

По вкладу в ценность можно выделить:

• Ценностные (value-added) — создают продукт или повышают его ценность. Пример — сборка мебели или консультация клиента.
• Обслуживающие (non-value-added) — не добавляют ценности, но необходимы. Например, хранение товара на складе или проверка документации.

Простыми словами, разделение и выстраивание бизнес-процессов позволяет компаниям не изобретать велосипед каждый раз. Когда каждый отдел понимает свою роль, бизнес работает как отлаженный механизм. Например, если отдел продаж знает, как быстро передает заказы в доставку, а логисты — по каким маршрутам везут товары, клиенты получают покупки вовремя. Чем лучше отстроены процессы, тем выше прибыль и ниже затраты.