Резолюция

Что такое резолюция

Официальное решение, заключение, постановление или иное подобное официальное выражение воли, принятое на собрании, конференции, в суде или иным коллегиальным органом. По сути, резолюция содержит итоги рассмотрения какого-либо вопроса и отражает коллективное мнение или решение.

Также термин применяется для обозначения надписи, выполняемой ответственным лицом на официальном документе, предписания, которое становится обязательным к исполнению для лиц, выполняющих данное задание.

Резолюции встречаются в сфере документационного управления и в международной практике. Во втором случае они принимаются коллективными управляющими структурами, такими как Генеральная Ассамблея или Совет Безопасности ООН. Они представляют мнение или решение по определенному вопросу, и публикуются официально в виде самостоятельных актов или в рамках компиляций документов.

Иллюстрация: Банки.ру

Виды резолюций

По функциональному содержанию:

• Поручения, которые накладывают обязанности по проведению определенных действий или задач, например, предполагающих разработку мер по снижению рисков.
• Указания, которые определяют общее направление действий и могут включать в себя методические советы, инструкции.
• Согласования, подтверждающие утверждение позиции или документа.
• Визы, которые разрешают или запрещают проведение действий или применение данных документов.

По срочности выполнения:

• Обычные, исполнение которых происходит в стандартный срок, определяемый содержанием документа или нормативами организации.
• Срочные, которые требуют быстрого реагирования в соответствии с приоритетностью и сложностью задачи.

Какая структура резолюции?

Обязательным элементом документа должно быть вступление или заголовок, где обычно кратко указывается цель или предмет резолюции.

Далее следует основной текст, содержащий собственно решение, указание или поручение. Здесь могут быть перечислены задачи, рекомендации, направления действий, соответствующие установки для исполнения, а также возможен перечень лиц или подразделений, ответственных за выполнение поручений.

В заключительных положениях обычно указываются сроки исполнения, рекомендации, обязательные условия, дополнительные пояснения, требования к отчетности и следственные меры.

Обязательным элементом резолюции является подпись руководителя или уполномоченного лица, оформляющего и утверждающего решение, а также дата принятия. 

В документообороте резолюция представляет собой текст (это может быть «Разрешить», «Отказать» — в зависимости от содержания заявления, поступившего должностному лицу), должна содержать подпись должностного лица и дату. Обычно прописывается справа в верхней части документа или на отдельной странице.

Возможные варианты резолюций: 

Согласование: «Согласовано», «Не возражаю», «Согласен».

Утверждение: «Утверждаю», «Принять к исполнению», «Одобрено».

Отказ: «Отказать», «Не одобрить», «Не согласовано».

Поручение задачи: «К исполнению», «Прошу разработать...», «Направить...»

Запрос дополнительной информации или действий: «Для доработки», «Предоставить отчет», «Требуется уточнение».

Назначение ответственного: «Ответственный - Иванов И.И.», «Для контроля — Сидорова М.А.»

Определение сроков: «Срочно», «До 01.01.хххх», «В двухдневный срок».

Возвращение документа на доработку: «На доработку», «Устранить замечания».

Перенаправление: «Комментарии отдела кадров», «Для ознакомления — юридический отдел».

Инструкции по принятию мер: «Принять меры», «Обеспечить выполнение», «Выполнение под моим личным контролем».

Рекомендации при составлении

1. Резолюция должна быть лаконичной и понятной. Необходимо избегать двусмысленности и общих фраз, чтобы не допустить разночтений в вопросах исполнения.
2. Должны быть изложены ясные и конкретные задания или поручения, которые следует выполнить.
3. В документе должно быть указано, кто является адресатом и кто несет ответственность за исполнение, а также в какие сроки.
4. Резолюция обязательно должна быть подписана и датирована. Это придает документу официальный статус и юридическую силу.
5. Резолюция должна гармонировать с содержанием документа, к которому она прилагается.
6. Документ должен соответствовать внутренней и внешней нормативной базе компании.
7. Если решение не стандартное, то должны быть приложены коротко соответствующие пояснения.
8. Резолюция должна была доведена до сведения всех заинтересованных сторон в доступной и понятной форме.