Транспортная накладная (ТН)

Скачать бланк транспортной накладной 2026 года в формате Excel

Транспортная накладная.xlsx

0.04 МБ

Транспортная накладная — это

Транспортная накладная (ТН) — это основной документ, сопровождающий перевозку груза автомобильным транспортом. Она фиксирует факт передачи товара, определяет условия перевозки и служит основанием для учета расходов на транспортировку. Оформление ТН обязательно по закону, а грамотное заполнение помогает избежать споров и штрафов.

Она подтверждает заключение договора перевозки и используется как основной перевозочный документ. На практике ее оформляют, когда груз доставляет сторонняя транспортная компания, а также когда перевозку организует экспедитор, если у него есть право заключать договор перевозки. Транспортную накладную часто используют для подтверждения самой перевозки и расходов на нее.

От похожих форм ее отличает назначение. В транспортной накладной основной акцент сделан на самой перевозке, ее участниках, условиях доставки и передаче груза. Если нужны еще и товарные сведения для списания и оприходования, в практике могут использовать другие документы или комплект документов.

Сейчас возможно оформление транспортной накладной в электронном виде, что ускоряет процесс документооборота и облегчает процесс заполнения.

Нормативная база:

постановление правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года регулирует правила перевозки грузов автотранспортом, заменив собой устаревшие правила (постановление № 272 от 15 апреля 2011 года). 

Форма транспортной накладной утверждена в приложении № 4 к этим правилам;

письмо ФНС от 21 марта 2012 года № ЕД-4-3/4681@ — подтверждает, что ТН служит подтверждением транспортных расходов при налоговых проверках;

статья 785 Гражданского кодекса РФ — определяет общие принципы договора перевозки; 

cтатья 2 ФЗ — «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — указывает, что ТН является обязательным документом при грузоперевозках.

Для транспортной накладной предусмотрена утвержденная форма. Порядок ее применения установлен правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, а сам бланк включен в приложение к этим правилам. Конкуренты почти всегда подчеркивают, что это не свободный документ, а форма с обязательными реквизитами, поэтому заполнять ее нужно внимательно и без пропусков в значимых полях.

Согласно новым правилам, действующим до 1 января 2027 года, бланк ТН был изменен, в него добавлены новые поля (например, раздел «1а» для информации о заказчике перевозки).

ТН обязательно нужна при перемещении товаров по территории РФ, если используется автотранспорт. Документ оформляется в следующих случаях:

• когда продавец заказывает доставку у транспортной компании;
• когда покупатель забирает оплаченный товар самостоятельно;
• если груз идет напрямую от продавца клиенту, минуя склад посредника;
• при перевозке товаров:
  • от продавца к покупателю на собственном транспорте;
  • с привлечением транспортной компании;
  • при вывозе товара за границу РФ;
  • при возврате товара продавцу или поставщику.

Этот документ необходим для подтверждения законности перевозки: его могут проверить, также им фиксируются характеристики товара (количество, масса, упаковка), на его основании проводится расчет стоимости транспортировки, а для бухгалтерии ТН является необходимой в учете движения товаров.

Обычно транспортную накладную составляют в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры считаются равнозначными. Если в перевозке участвует несколько автомобилей, накладную оформляют отдельно на каждый автомобиль. Если получателей несколько, комплект экземпляров оформляют с учетом этого.

Пример: если компания «А» отправляет 10 тонн стройматериалов клиенту «Б» с привлечением логистической компании, транспортная накладная обязательно оформляется и передается водителю.

Образец транспортной накладной

ТН может быть бумажной или электронной: второй вариант удобен для автоматизации документооборота. Она состоит из четырех обязательных файлов обмена, создаваемых в формате XML (таблиц), форматы которых подробно расписаны в приказе ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Стандартную бумажную накладную можно заполнять от руки или с использованием специальных программ. Ключевые разделы содержат:

1. Сведения о грузоотправителе — название компании, адрес, контактные данные, Ф. И. О. ответственного лица.
2. Сведения о грузополучателе — аналогичные данные.
3. Описание груза — наименование, количество мест, упаковка, масса нетто и брутто, объем.
4. Документы на груз — номера товарных накладных, счетов-фактур и других бумаг.
5. Условия перевозки — температура, санитарные требования и др.
6. Данные о водителе и автомобиле — Ф. И. О., номер телефона, марка машины, регистрационные номера.
7. Стоимость перевозки — сумма доставки, оплата дополнительных услуг (например, проезд по платным дорогам).
8. Подписи сторон — грузоотправитель, перевозчик, получатель.

Сначала вносят сведения об участниках перевозки: кто отправляет груз, кто его перевозит и кому он предназначен. Затем указывают данные о самом грузе: наименование, количество мест, вид упаковки, массу и другие характеристики, которые позволяют точно определить перевозимую партию. После этого заполняют сведения об условиях перевозки, транспортном средстве, особых указаниях отправителя и иных данных, которые предусмотрены бланком.

Если груз везут в одном транспортном средстве несколькими партиями, информация о них включается в документ с учетом правил заполнения формы. При участии нескольких автомобилей накладную составляют отдельно на каждый из них. Раздел о сдаче груза заполняет грузополучатель, а итоговые подписи ставят стороны, которые подтверждают передачу и прием груза.

Кто и что заполняет в транспортной накладной

Грузоотправитель должен указать дату и номер ТН, сведения о себе и компании (наименование, адрес, ИНН, контактные данные).Также он вносит данные о грузополучателе (наименование, адрес, ИНН, контакты), описывает груз (наименование, количество, упаковка, масса, объем), указывает условия транспортировки (температурный режим, особые условия), заполняет раздел о документах, сопровождающих груз.

По общему правилу документ оформляет грузоотправитель, если иной порядок не согласован сторонами. На практике часть сведений может заполнять перевозчик, если это прямо предусмотрено договором и так удобнее для документооборота. Подписывают накладную грузоотправитель и перевозчик либо их уполномоченные представители. В части сдачи груза сведения вносит и грузополучатель.

В финале обязательно должна быть проставлена подпись и дата оформления.

Перевозчик вписывает свои реквизиты (название компании, ИНН, адрес, контакты), заполняет информацию о транспортном средстве (марку, регистрационные номера, грузоподъемность), указывает сведения о водителе (Ф. И. О., телефон, номер водительского удостоверения), вносит стоимость перевозки (без НДС, налоговую ставку, итоговую сумму).

Данные также должны быть заверены подписью на этапах погрузки и разгрузки, а также должна быть указана дата.

Грузополучатель при разгрузке проверяет товар и записывает фактические параметры (вес, упаковку, количество мест), вносит дату и время прибытия груза, оставляет замечания о возможных повреждениях, подписывает документ, указывая Ф. И. О. и должность.

Особое внимание нужно уделять обязательным реквизитам. В документе не должно быть пустых значимых полей: если запись отсутствует, это обычно подтверждают прочерком. Данные о сторонах, адресах, наименовании груза и других реквизитах лучше сразу проверять без сокращений и неточностей. Если в бланке допущена ошибка, исправление в бумажной форме нужно заверить подписями уполномоченных лиц. Такой подход снижает риск споров по самой перевозке и по подтверждающим документам.