Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой вариант привычной бумажной трудовой. В ней фиксируются данные, где вы работали, на каких должностях и когда. Формат ввели в 2020 году, чтобы ускорить обмен документами и уменьшить объем бумажной работы.

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель при приеме нового сотрудника заносит в электронную трудовую книжку его должность и название организации. Далее в ЭТК фиксируются все изменения внутри компании: переводы, изменения должности, повышение. При увольнении работника в электронной книжке появляется запись об увольнении с указанием причины.
В 2020 году сотрудники могли выбрать — остаться с бумажной трудовой или перейти на электронную. Если человек выбирал электронный вариант, работодатель делал отметку в бумажной книжке и возвращал ее на руки. После этого актуальной становилась только электронная версия.
Если сотрудник решал сохранить бумажную трудовую или не подал заявление, работодатель все равно начинал вести электронную версию — параллельно с бумажной. Поэтому у таких работников сейчас два формата книжки.
Перейти на электронную книжку можно в любое время. Нужно подать заявление работодателю.
В электронной трудовой книжке отображаются:
Обратите внимание, в электронную трудовую не попадают:
У электронной трудовой книжки нет бумажного оригинала, но ее можно оформить в виде выписки. Такой документ выглядит как стандартные листы формата A4.
На первой странице указывают личные данные работника. Далее идут таблицы со сведениями о трудовой деятельности, которые есть у СФР: даты начала и окончания работы, названия организаций и занимаемые должности.

Образец формы СТД-Р
Если человек официально работает, электронная трудовая книжка у него уже есть. Работодатели передают данные о приеме, переводах и увольнении в Социальный фонд России (СФР). На основе этих сведений и формируется ЭТК. Такой порядок закреплен в Федеральном законе №439-ФЗ от 16.12.2019.
До конца 2020 года сотрудники могли выбрать — остаться с бумажной трудовой или перейти на электронную. Для этого нужно было подать заявление работодателю. Возможны три ситуации:
Доступ к кредитной истории, бонусам и сервисам — после авторизации
Для тех, кто впервые вышел на работу после 1 января 2021 года, бумажную трудовую уже не оформляют — это тоже закреплено в Федеральном законе №439-ФЗ. Новые сотрудники получают только электронную версию и не могут выбрать бумажный формат.
Исключение — ситуация, когда работник в 2020 году на другом месте работы специально выбрал бумажную трудовую и не отказался от нее. В этом случае новый работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант, пока сотрудник сам не подаст заявление об отказе.
Способ перехода на электронную трудовую книжку зависит от того, когда вы начали официально работать.
Переход оформляется по вашему заявлению. Его можно написать в свободной форме. Например: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
После этого работодатель внесет в бумажную трудовую запись о переходе на электронный формат и вернет ее вам. Новые сведения о работе будут записываться только в ЭТК.
Бумажную трудовую стоит сохранить — она может понадобиться, чтобы подтвердить стаж, накопленный до перехода на электронный формат.
Дополнительных действий не требуется. Вы подписываете трудовой договор, а работодатель сам передает сведения в Социальный фонд России. На основании этих данных электронная трудовая формируется автоматически.
Посмотреть электронную трудовую книжку можно онлайн через «Госуслуги» или заказать выписку в МФЦ.
Обратитесь в любой офис «Мои документы» и возьмите паспорт. Сотрудники распечатают бумажную выписку из ЭКТ. Выдать ее в цифровом виде МФЦ не может — файлы не отправляют на почту и не копируют на носители.
Сотрудники выдадут только бумажный вариант и сделают это в день обращения. Из документов нужен только паспорт. Цифровую копию оформить через МФЦ нельзя — они не отправляют файлы на электронную почту и не записывают на носители.
Кадровая служба может подготовить выписку как в бумажном, так и в электронном виде. Обычно это занимает до трех рабочих дней. Для запроса достаточно написать заявление в свободной форме.
Раньше сведения можно было посмотреть на сайте Пенсионного фонда России. С 2023 года ПФР стал частью Социального фонда России, и старый сайт прекратил работу.
В личном кабинете СФР данные из электронной трудовой сейчас недоступны. Если в интернете встречаются ссылки на сайт ПФР, они уже не актуальны.
Когда у сотрудника есть электронная трудовая книжка, бумажная уже не используется в текущей работе. Но выбрасывать ее нельзя: это единственный документ, который подтверждает стаж до 2020 года. Бумажная версия сохраняет юридическую силу и может понадобиться в отдельных ситуациях.
Бумажная книга важна:
Для подтверждения стажа до 2020 года. Электронная книжка содержит только те данные, которые работодатели передавали в СФР. Информация о более раннем стаже может быть неполной, поэтому бумажная версия остается основным подтверждением вашего опыта.
При приеме на работу. Иногда работодатель просит бумажную книжку, чтобы сверить стаж или уточнить данные о предыдущей работе. Это не обязательно, но такие случаи встречаются.
Для подготовки документов для СФР. При назначении пенсии или подтверждении льгот бумажная книжка по-прежнему может понадобиться.
Сохранить. После перехода на электронный формат работодатель делает отметку в бумажной книжке и возвращает ее вам. Храните документ — это подтверждение вашего стажа до перехода.
Использовать при необходимости. Бумажная версия может пригодиться, если нужно подтвердить конкретный период работы или предоставить копию по запросу новой компании.
Совместное ведение. Если сотрудник выбрал сохранить бумажную трудовую, работодатель продолжает делать записи в обе версии — бумажную ведет кадровая служба, электронную формирует СФР.
Только электронная версия для новых сотрудников. Тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка уже не оформляется — ведется только электронная.
Выдача сведений вместо бумажной книжки. После перехода на ЭТК работник получает сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Документ подписывают электронной подписью работодателя, и он заменяет бумажную книжку в актуальных кадровых процессах.