Электронная трудовая книжка

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой вариант привычной бумажной трудовой. В ней фиксируются данные, где вы работали, на каких должностях и когда. Формат ввели в 2020 году, чтобы ускорить обмен документами и уменьшить объем бумажной работы.

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель при приеме нового сотрудника заносит в электронную трудовую книжку его должность и название организации. Далее в ЭТК фиксируются все изменения внутри компании: переводы, изменения должности, повышение. При увольнении работника в электронной книжке появляется запись об увольнении с указанием причины.

В 2020 году сотрудники могли выбрать — остаться с бумажной трудовой или перейти на электронную. Если человек выбирал электронный вариант, работодатель делал отметку в бумажной книжке и возвращал ее на руки. После этого актуальной становилась только электронная версия.

Если сотрудник решал сохранить бумажную трудовую или не подал заявление, работодатель все равно начинал вести электронную версию — параллельно с бумажной. Поэтому у таких работников сейчас два формата книжки.

Перейти на электронную книжку можно в любое время. Нужно подать заявление работодателю.

В электронной трудовой книжке отображаются:

• Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС;
• работодатели — каждая компания указывается отдельной строкой;
• должности и структурные подразделения;
• даты приема, перевода и увольнения;
• причины увольнения;
• сведения о работе по гражданско-правовым договорам.

Обратите внимание, в электронную трудовую не попадают:

• Общий стаж. Его можно узнать через отдельную выписку на «Госуслугах».
• Поощрения и награды. Грамоты и благодарности в электронную книжку не заносят. Подтверждение — бумажная трудовая или приказ о поощрении.
• Работа в силовых структурах. Для сотрудников МВД, ФСБ, Росгвардии и других ведомств в ЭТК фиксируются только даты приема и увольнения — и только после ухода со службы.

Как выглядит электронная трудовая книжка

У электронной трудовой книжки нет бумажного оригинала, но ее можно оформить в виде выписки. Такой документ выглядит как стандартные листы формата A4.

На первой странице указывают личные данные работника. Далее идут таблицы со сведениями о трудовой деятельности, которые есть у СФР: даты начала и окончания работы, названия организаций и занимаемые должности.

Образец формы СТД-Р

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая книжка

Если человек официально работает, электронная трудовая книжка у него уже есть. Работодатели передают данные о приеме, переводах и увольнении в Социальный фонд России (СФР). На основе этих сведений и формируется ЭТК. Такой порядок закреплен в Федеральном законе №439-ФЗ от 16.12.2019.

Если вы устроились на работу до конца 2020 года

До конца 2020 года сотрудники могли выбрать — остаться с бумажной трудовой или перейти на электронную. Для этого нужно было подать заявление работодателю. Возможны три ситуации:

1. Заявление не подавалось. У вас есть и бумажная, и электронная трудовая. Работодатель передает сведения о работе в СФР, а фонд заносит их в ЭТК. Бумажная версия ведется кадровой службой как раньше.
2. Вы выбрали электронную. Работодатель сделал отметку в бумажной трудовой и вернул ее вам. С этого момента действует только ЭТК, вернуться к бумажному формату невозможно. 
3. Вы выбрали бумажную. ЭТК все равно оформляется автоматически: работодатель передает данные в СФР, а фонд отражает их в электронной книжке. Бумажную версию продолжает вести кадровый отдел.

Все ваши финансы под контролем

Доступ к кредитной истории, бонусам и сервисам — после авторизации

Зарегистрироваться

Если вы устроились на работу после 1 января 2021 года

Для тех, кто впервые вышел на работу после 1 января 2021 года, бумажную трудовую уже не оформляют — это тоже закреплено в Федеральном законе №439-ФЗ. Новые сотрудники получают только электронную версию и не могут выбрать бумажный формат.

Исключение — ситуация, когда работник в 2020 году на другом месте работы специально выбрал бумажную трудовую и не отказался от нее. В этом случае новый работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант, пока сотрудник сам не подаст заявление об отказе.

Как оформить и получить электронную трудовую книжку

Способ перехода на электронную трудовую книжку зависит от того, когда вы начали официально работать.

Если вы уже работаете и хотите перейти на ЭТК

Переход оформляется по вашему заявлению. Его можно написать в свободной форме. Например: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».

После этого работодатель внесет в бумажную трудовую запись о переходе на электронный формат и вернет ее вам. Новые сведения о работе будут записываться только в ЭТК.

Бумажную трудовую стоит сохранить — она может понадобиться, чтобы подтвердить стаж, накопленный до перехода на электронный формат.

Если вы устраиваетесь на работу впервые

Дополнительных действий не требуется. Вы подписываете трудовой договор, а работодатель сам передает сведения в Социальный фонд России. На основании этих данных электронная трудовая формируется автоматически.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Посмотреть электронную трудовую книжку можно онлайн через «Госуслуги» или заказать выписку в МФЦ.

Как получить выписку через «Госуслуги»

1. Авторизуйтесь в личном кабинете и найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» через поиск.
2. Нажмите «Получить выписку», проверьте личные данные и при необходимости обновите их. Сервис сформирует документ автоматически — обычно это занимает несколько минут.
3. Готовая выписка появится в разделе «Заявления» в формате PDF. Ее можно скачать или распечатать.
4. Этот способ подойдет, если нужна электронная копия. Выписка появляется в личном кабинете через несколько минут после запроса. Нужна учетная запись на сервисе — других документов не потребуется.

Как получить выписку из трудовой в МФЦ

Обратитесь в любой офис «Мои документы» и возьмите паспорт. Сотрудники распечатают бумажную выписку из ЭКТ. Выдать ее в цифровом виде МФЦ не может — файлы не отправляют на почту и не копируют на носители.

Сотрудники выдадут только бумажный вариант и сделают это в день обращения. Из документов нужен только паспорт. Цифровую копию оформить через МФЦ нельзя — они не отправляют файлы на электронную почту и не записывают на носители.

Как получить выписку ЭТК через работодателя

Кадровая служба может подготовить выписку как в бумажном, так и в электронном виде. Обычно это занимает до трех рабочих дней. Для запроса достаточно написать заявление в свободной форме.

Бумажная трудовая книжка: нужна ли она при наличии ЭТК

Когда у сотрудника есть электронная трудовая книжка, бумажная уже не используется в текущей работе. Но выбрасывать ее нельзя: это единственный документ, который подтверждает стаж до 2020 года. Бумажная версия сохраняет юридическую силу и может понадобиться в отдельных ситуациях.

Бумажная книга важна:

Для подтверждения стажа до 2020 года. Электронная книжка содержит только те данные, которые работодатели передавали в СФР. Информация о более раннем стаже может быть неполной, поэтому бумажная версия остается основным подтверждением вашего опыта.

При приеме на работу. Иногда работодатель просит бумажную книжку, чтобы сверить стаж или уточнить данные о предыдущей работе. Это не обязательно, но такие случаи встречаются.

Для подготовки документов для СФР. При назначении пенсии или подтверждении льгот бумажная книжка по-прежнему может понадобиться.

Что делать с бумажной трудовой, если вы перешли на ЭТК

Сохранить. После перехода на электронный формат работодатель делает отметку в бумажной книжке и возвращает ее вам. Храните документ — это подтверждение вашего стажа до перехода.

Использовать при необходимости. Бумажная версия может пригодиться, если нужно подтвердить конкретный период работы или предоставить копию по запросу новой компании.

Как сейчас ведут бумажную и электронную книжки

Совместное ведение. Если сотрудник выбрал сохранить бумажную трудовую, работодатель продолжает делать записи в обе версии — бумажную ведет кадровая служба, электронную формирует СФР. 

Только электронная версия для новых сотрудников. Тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка уже не оформляется — ведется только электронная. 

Выдача сведений вместо бумажной книжки. После перехода на ЭТК работник получает сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Документ подписывают электронной подписью работодателя, и он заменяет бумажную книжку в актуальных кадровых процессах.

Электронная трудовая книжка: главное

• Электронная трудовая книжка — это цифровой формат, в котором фиксируются прием, переводы, должности и увольнение.
• Формат действует с 2020 года, данные в ЭТК передают работодатели через Социальный фонд России.
• В электронной книжке не отображаются общий стаж, поощрения, награды и детали службы в силовых ведомствах.
• Бумажная трудовая остается единственным подтверждением стажа до 2020 года, поэтому ее нужно хранить.
• До конца 2020 года сотрудники могли выбрать: бумажную, электронную или оба формата одновременно.
• С 1 января 2021 года впервые устроившимся на работу оформляют только электронную трудовую.
• Перейти на электронную книжку можно в любой момент — достаточно подать заявление работодателю.
• При переходе работодатель делает отметку в бумажной книжке и возвращает ее сотруднику.
• Найти электронную трудовую книжку можно онлайн и офлайн. Выписку можно заказать через «Госуслуги» в формате PDF, в МФЦ — только в бумажном виде, у работодателя — в бумажном или электронном.