Кассовая книга

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга (КК) — регистр, который ведут организации и их обособленные подразделения для операций с наличными деньгами. Это может быть приход или расход средств.

При этом обязанность вести кассовую книгу не связана:

• с налоговым режимом — организациям со специальными налоговыми режимами УСН и ЕСХН вести кассовую книгу также необходимо;
• с использованием онлайн-кассы — даже если компания использует контрольно-кассовую технику, вести КК все равно нужно.

Для чего применяется

Кассовая книга — документ, подтверждающий движение наличных средств организации. Она фиксирует данные о поступлениях в кассу и расходах, поэтому налоговики контролируют правильность отражения данных в книге. ФНС может сделать запрос в рамках камеральной проверки. Если книга будет заполнена неправильно или содержать не все данные, компанию могут оштрафовать на сумму от 40 тыс. до 50 тыс., а должностное лицо — от 4 тыс. до 5 тыс. рублей.

При этом компании все равно придется устранить обнаруженные нарушения.

Электронная кассовая книга

Кассовую книгу могут вести полностью в электронном виде. Отчетность могут полностью заполнять на компьютере, а затем подписать усиленными квалифицированными цифровыми подписями кассира и бухгалтера. Кассовая книга, подписанная квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу, подписанному от руки.

Обратите внимание: квалифицированная электронная подпись выдается конкретному физическому лицу. При увольнении специалиста новому работнику придется заказать новую электронную подпись.

При необходимости бухгалтер в конце года может распечатать кассовую книгу, чтобы иметь на руках бумажный вариант. При запросе налоговой у специалистов уже будет готовый вариант на руках.

Как вести кассовую книгу

Правила заполнения кассовой книги утверждены Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, а также Указаниями Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Принципы заполнения кассовой книги

При ведении кассовой книги важно соблюдать несколько правил:

1. Кассовую книгу заполняют только за дни, когда проводились операции с наличными. В остальное время документ заполнять не требуется.

2. Остаток на начало дня при любых обстоятельствах равен остатку на конец предыдущего дня.

3. В кассовую книгу заносят записи о каждом приходном и расходном кассовых ордерах.

4. В конце дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными расходного и приходного кассовых ордеров. Важно подвести итоги операций за день и определить остаток на конец дня.

5. Сумму для выдачи заработной платы по ведомости отражают в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».

6. В конце дня кассир должен подписать соответствующий лист кассовой книги и передать ее, а также расходные и приходные кассовые ордера в бухгалтерию.

7. Главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель должны сверить правильность заполнения КК, данные с расходными и приходными кассовыми ордерами, указать их дневное количество прописью и подписать документ от руки или усиленной цифровой подписью.

Документ могут вести в бумажном виде и заполнять от руки, вести в электронном виде, но распечатывать и подписывать от руки, а также полностью в электронном виде.

Пример заполнения бланка книги

На титульном листе книги важно указать:

• полное название компании;
• ее код по ОКПО;
• наименование структурного подразделения при наличии;
• год или определенный период, на который заводят книгу. Например, это может быть месяц или квартал. При этом вести КК более года не допустимо.

Пример заполнения титульного листа КК

В верхней части прописывают номер листа. Используют только сквозную нумерацию.

Остаток на начало дня берут из данных по остатку на конец прошлого дня на предыдущем листе.

В графе «Номер документа» прописывают номер приходного или расходного кассового ордера. В графе «От кого получено или кому выдано» прописывают фамилию, имя и отчество конкретного лица.

Пример заполнения остатка по счету и итоговой суммы за день

Номер корреспондирующего счета представляет собой реквизиты, с которыми корреспондирует счет 50 «Касса» по каждой приходной и расходной операции. При выдаче денег под отчетность используют счет 71, при получении наличных в банке — 51, при выдаче зарплаты — 70.

По строке «Перенос» в самом низу страницы прописывают сумму по расходу и приходу на этом же листе. В строке «Итого за день» прописывают суммарные обороты за день по приходным и расходным операциям.

Остаток на конец дня считают по формуле: Остаток на начало дня + Оборот по графе «Приход» за день – Оборот по графе «Расход» за день.

Последняя страница КК

В строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» указывают суммы, которые используют для выдачи зарплаты и соцвыплат.

В конце главный бухгалтер или бухгалтер прописными буквами указывают число приходных и расходных кассовых ордеров по каждому виду отдельно.