Машиночитаемая доверенность

Что такое машиночитаемая доверенность?

Электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, которая создается и представляется в файле формата XML.

Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчетность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы. Может быть оформлена на группу сотрудников или содержать несколько полномочий для одного работника.

Как начать работать с МЧД?

Для того, чтобы начать работать с машиночитаемой доверенностью, организации или ИП необходимо выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.

При оформлении документов сотрудник подписывает их своей электронной подписью физического лица, при этом должен приложить к ним файл. Существует вариант без приложения файла — в этом случае нужно будет указать номер в соответствующей внешней системе хранения.

Требования к машиночитаемой доверенности

Определены приказом Минцифры России, который вступил в силу 1 января 2022 года.

1. Формат доверенности — XML.

2. Машиночитаемая доверенность должна быть подписана руководителем организации или предпринимателем его электронной подписью.

3. Система, в которой она создается, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.

4. Единый стандарт формата документа представлен на официальном портале «Госуслуги» в разделе, посвященном машиночитаемым доверенностям.

Сведения, содержащиеся в доверенности

Как сделать МЧД

Руководитель организации должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.

Готовый документ должен быть подписан электронной подписью в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей, но срок каждой не может превышать три года.

Рекомендуемый формат для отправки в налоговые органы

На сайте ФНС России размещен соответствующий сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», который позволяет оформить МЧД в рекомендуемом формате для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать машиночитаемую доверенность в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению.